電子帳簿保存法では、2024年1月から電子取引の電子データ保存が原則義務化となっています。本記事では「どのように電子帳簿保存法に対応したらよいかわからない」という方に向けて、電子帳簿保存法の要件や条件を満たさないときのリスク、便利なソフトについて紹介します。

電子帳簿保存法の要件は大きく3つの区分がある

電子帳簿保存法には大きく分けて3つの保存区分があり、それぞれの区分によって求められる要件が異なります。電子帳簿等保存の区分では2022年1月施行の改正で手続き等が見直され、システム関係書類の備え付けや可視性の確保などの対応が必要となりました。この他に細かな条件をいくつかクリアすると、優良な電子帳簿として認められる場合もあります。

優良な電子帳簿になると、本来納めるべき税額と申告した税額に差額が生じた場合に課される「過少申告加算税」について、一定の要件を満たした場合は税率が5％軽減される特例が設けられています。

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿等保存では、帳簿や決算関係書類を電子データで保存するために、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。

真実性の確保

真実性の確保とは、帳簿データが改ざんされていないこと、または改ざんされた場合にその事実を確認できる状態を整えることです。そのため、次の対応が求められます。

• システム概要書、操作説明書、事務処理マニュアルなどの備付け
• 帳簿データの訂正・削除を行った場合に、その履歴が確認できる仕組み、または同等の改ざん防止措置の実施

真実性の確保では、システム関係書類の備え付けや、事務処理のマニュアル・操作説明書・システムの仕様書などの準備が必要です。また、帳簿データの修正や削除を行った場合に、履歴を確認できる体制作りも必要となります。修正や削除をした跡がないと、不正や隠蔽を疑われてしまうためです。

可視性の確保

可視性の確保では見読性の確保と検索機能の確保の2つの要件があります。見読性の確保では電子データを保存する場所に、パソコンとともに使える電子計算機やディスプレイ、プリンターやプログラムなどの操作説明書を備え付けましょう。データはきちんと整理された状態で、即座にディスプレイや書面に出力することも求められる条件になります。

検索機能の確保では検索機能が、いくつかの要件を満たしていなければいけません。帳簿の種類に応じて勘定科目や取引年月日、取引金額などの検索条件を設定出来るようにしておきます。記録項目の中でも、特に日付と金額については範囲を指定して検索出来るようにすることも重要です。

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件

スキャナ保存を行うときの要件は、書類の種類によって条件が違ってきます。重要書類の場合は取引開始から終了までの内容を明らかにして、取引期間中に作成される書類の真実性が証明出来る書類を作るなどの対応が必要です。

また、書類の受領後は、原則としておおむね7営業日以内にデータを入力を行いますが、業務の実態に合わせて、「業務処理サイクル（最長2か月）＋おおむね7営業日以内」に保存すればよいともされています。一般書類は取引が発生した瞬間にデータを入力する必要はなく、まとめて入力することも認められています。

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電子帳簿保存法の電子取引データ保存の要件

電子取引で授受した取引情報は、電子データのまま保存することが原則です。保存にあたっては、改ざん防止のため、次のいずれかの措置を講じる必要があります。

• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する
• 改ざん防止に関する事務処理規程を定め、適切に運用する

あわせて、電子帳簿等保存と同様に、見読性の確保や検索機能の確保が求められます。

電子帳簿保存法の要件を満たす手順

まず、自社が導入することで何をしたいのか、どのようなことを達成したいのかを明確にしましょう。それによって導入するべき書類やシステムが変わります。次に、電子化しなければならない書類を一覧表にし、作業が円滑に進むように用意します。

検索機能の確保は専用システムの導入をするとスムーズに対応できるでしょう。真実性の確保ではタイムスタンプ機能や証跡管理機能が備わっているシステムを導入すると要件は満たせます。

導入するシステムやソフトによって満たされる要件が違ってくることもあるので、自社がクリアしなければならない要件を満たしているのか必ず確認しておきましょう。システムやソフトを操作する経理担当者にもマニュアル配布や講習会の実施をして、周知していくことも大切です。

電子帳簿保存法の要件を満たさない場合のリスク

電子帳簿保存法では、不正を防ぐため罰則は厳しく設定されています。隠蔽などの不正と判断された場合は、通常課せられる重課税に加えて、10％加重される場合があります。そのため、適切に運用できるよう対応していくことが大切です。

電子帳簿保存法の要件を守りやすい便利なソフト

企業向けのソフト

一般企業に向いているソフトは、「弥生会計」です。様々な業種、業界に向けた会計ソフトを開発、販売しています。電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正にも対応しています。誰でも簡単に操作することが出来るのも特徴的で、あまり簿記や経理の知識がなくてもソフトを使いやすいことも魅力です。シンプルな設計となっており、会計ソフトを使ったことがない初心者も安心して操作できるでしょう。

銀行やクレジットカード、ネットバンキングにおける取引の自動仕分けが可能なほか、売り上げデータや取引データなどはリアルタイムで共有できます。弥生会計を使用することで、業務負担が減り、人件費などのコストダウンにつながるでしょう。

公益法人向けの便利なソフト

公益法人におすすめの会計ソフトは「WEBバランスマン」です。公益法人向けに設計されており、専門的な簿記の知識がなくても、比較的簡単に入力しやすいソフトです。伺書からの入力が標準装備されています。損益ベースでの予算入力を行った場合でも、資金ベースの予算表を作成できるようになっています。

貸借対照表や内訳表など、会計に欠かせない決済帳票についても簡単に作成可能です。世界150カ国以上に導入実績があるジオトラスト社のSSL証明書を取得しており、高セキュリティとなっています。担当者別の権限を取得することも可能です。

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電子帳簿保存法の対象者とは

電子帳簿保存法の対象者は、国税に関する帳簿書類の保存義務があるすべての事業者です。法人・個人事業主を問わず、事業として取引を行い、帳簿書類を保存する必要がある場合には、電子帳簿保存法への対応が求められます。

具体的には、次のような方が対象となります。

• 法人（株式会社、合同会社、一般社団法人、公益社団法人など）
• 個人事業主・フリーランス
• 副業で事業所得・不動産所得・雑所得がある人
• 電子取引により請求書や領収書などを受領・発行している場合

特に注意が必要なのは、電子取引を行っている事業者です。メール添付のPDF請求書、クラウド請求書、ECサイトの取引明細など、電子的に授受した取引情報については、原則として電子データのまま保存する義務があります。

一方で、電子帳簿保存法は「すべての帳簿を電子化しなければならない法律」ではありません。紙で受領した書類を紙のまま保存すること自体は可能ですが、電子でやり取りした取引情報については電子保存が必要となる点が重要です。このように、電子帳簿保存法は特定の業種や規模の事業者に限られた制度ではなく、電子取引を行うすべての事業者に関係する法律といえます。

電子帳簿保存法の要件についてよくある質問

ここからは、電子帳簿保存法の要件について、よくある質問を紹介します。

電子帳簿保存法では、すべての帳簿や書類を電子化しなければなりませんか？

すべての帳簿や書類を電子化する必要はありません。紙で受領した請求書や領収書は、従来どおり紙のまま保存することも可能です。ただし、メールで請求書を受領するなどの電子取引で授受した取引情報については、原則として電子データのまま保存する義務があります。

電子取引の保存では、タイムスタンプは必ず必要ですか？

タイムスタンプの付与は必須ではありません。電子取引データの保存では、改ざん防止措置として次のいずれかを行えば要件を満たします。

• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除履歴が残るシステムを利用する
• 改ざん防止に関する事務処理規程を整備し、適切に運用する

電子帳簿保存法に対応しないと、必ず罰則がありますか？

対応していない場合は、直ちに罰則が科されるわけではありませんが、税務調査などで帳簿書類の不備や、隠蔽・仮装と判断される行為があった場合には、重加算税などのペナルティが課される可能性があります。適切に要件を満たして保存しておくことは、税務リスクの低減につながります。

電子帳簿保存法の要件を満たしてスムーズな会計を

電子帳簿保存法は、「複雑で難しい」「面倒」というイメージもありますが、要件のポイントや手順、ポイントを把握しておけばそこまで難しいものではありません。電子帳簿保存法に対応している専用のソフトを導入すると、スムーズに対応できるでしょう。