これまでは帳簿に関係する書類を紙ベースで保存することが当たり前だったため、電子帳簿保存法への対応に苦慮している企業は少なくないようです。ここでは、電子帳簿保存法への対応を簡単に行なえる方法を説明します。加えて、対応に必要なポイントを解説します。さらに、電子帳簿保存法の対応に成功している企業の例を取り上げます。

電子帳簿保存法への対応方法3選

電子帳簿保存法に対応する方法は一つに限りません。ここでは、電子取引を電子的に保存する方法を3つに分けてご紹介します。まずは、電子帳簿保存法対応のソフトを使わない方法を説明します。次に、公益法人と一般企業が活用できるソフトを一つずつ紹介します。

対応ソフトを使用せずに取引を保存する方法

電子帳簿保存法に対応したソフトを利用せずに電子保存する方法は、次の3つのポイントをセットにして行うと良いでしょう。まず一つが、自社の事務処理規定を策定しておくことです。電子帳簿保存法への対応のポイントは、真実性の確保です。不正を防止するための事務処理規定を定め、社内で周知しておく必要があります。なお、規定の作る際は、国税庁が公開しているサンプルを参考にできます。中でも重要視されるのが、原則としてデータの訂正や削除をしないことと、訂正や削除が必要な場合の事務処理方法をあらかじめ決めておくことです。

電子データの保存の際は、ファイル名を統一することも重要です。少なくとも、日付・取引先・金額が簡単に検索できるようにする必要があるからです。方法はいろいろありますが、取引先や年月などでフォルダを分けると簡単に整理でき、検索もしやすいでしょう。

加えて、電子データはパソコンへの画面表示だけでなく、印刷できる状態にしておく必要があります。なお、印刷に関しては職場のプリンタだけでなく、コンビニでのプリントも活用できます。

公益法人が活用できるソフト「WEBバランスマン」

公益法人では一般的な企業には見られない会計処理が必要になるため、公益法人専用ソフトを使うと対応しやすいでしょう。中でも、公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン」がおすすめです。WEBバランスマンは伺書からの入力が標準装備されており、簡単に支出伝票に引き継げるため、作業を簡素化でき、ヒューマンエラー防止にも役立ちます。

また、公益法人が行なう事業により16年と20年の会計基準に分けて決算書や報告書を出す必要がありますが、その両方に対応している点もメリットです。損益ベースでも資金ベースでも予算書が出力でき、決算帳簿の出力にも対応しています。クラウド版あるいはオンプレミス版を選べるため、インフラ環境に合わせて導入できるのも良い点です。

バランスマン会計システム

一般企業向けソフト「楽楽電子保存」と関連システム

電子帳簿保存法に対応しているソフトでおすすめのものは、株式会社ラクスが提供する「楽楽電子保存」です。電子請求書発行システム「楽楽明細」で受け取った電子請求書などの帳票を、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存・一元管理できます。同社の経費精算システム「楽楽精算」も電子帳簿保存法に対応しているため、幅広い業務の運用も可能になるでしょう。

電子帳簿保存法の対応で必要なこと

電子帳簿保存法で定められている要件を簡単に説明すると、下記の5つの点になります。これらをクリアしていると、電子帳簿保存法に対応しているとみなされます。

データの訂正や削除の履歴を残す

電子取引は簡単にデータの訂正や削除ができてしまいます。電子データを訂正・削除できない仕様のシステムを選んだり、帳簿が確定した後の訂正・削除が明確になるよう履歴を残す必要があります。記録を残さずにデータを編集すると改ざんされたとみなされます。

他のデータとの関連性がわかるように保存する

取引に関する情報を一部だけ保存していると、詳細が不明になり、実質的に保存していないのと同じ状態になるケースもあるため注意が必要です。例えば、一連の取引や契約をメールでやり取りした場合は、結果を記載したメールだけでなく、一連の流れをすべて保存しておく必要があるということです。電子帳簿保存法でのデータ保存期間は5年ないし7年のものが一般的ですが、最大10年のものも存在します。情報によっては膨大なデータ量になるため、大容量のストレージを用意しておくと良いかもしれません。

誰もが必要な情報を得られるようマニュアルを整備する

電子帳簿保存法では、関係者すべてが必要な情報を取り出せる必要があります。作業が属人化したり、担当者の退職などで情報の取り出しが不可能になったりしないよう、マニュアルの整備は必須です。

データを表示できる環境を整備する

電子帳簿保存法では、データの提出が求められる際に、速やかにデータを提示しなければなりません。そのため、ディスプレイやプリンタなど、データを表示・印刷できる環境を整えておくことが必要です。

データをスムーズに取得できるようにする

保存したデータを遅延なく取り出せることも大事です。この点に関しては、国税庁から次のような検索機能を持つシステムを使うよう通達が出されています。まず一つが、取引日・取引額・書類の種類を検索条件として設定できることです。また、日付や金額に関しては範囲を指定して条件を設定でき、さらに、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索も可能なこととしています。

電子帳簿保存法に成功している企業事例

電子帳簿保存法への対応に成功した企業として、東洋アルミニウム株式会社の例が挙げられます。効率的な経費精算システムの導入を目指し、同時に電子帳簿保存法への対応を達成する企業も多いですが、東洋アルミニウム株式会社もその一例です。

同社には国内に複数のグルーブ会社が存在し、各拠点でのみ通用する経費精算ルールもあったようです。そのため、業務が統一化されておらず、非効率的になっている点が難点でした。事業規模が大きく、従業員も多いため、各拠点から毎月送付される領収書の量が膨大になることも頭の痛い問題だったようです。これらの点を解決するために、経費精算フローを見直し、経費精算システム導入のタイミングで、電子帳簿保存法への対応も行われました。なお、使用した経費精算システムは「楽楽精算」です。

こちらの企業がまず取り組んだのは、グループ各社の規定を整理することです。同一業務は同一運用とし、ルールや規定の統一化を図ります。領収書原本の管理方法も統一し、月に一回の定期検査を行った後は原本を破棄する運用に切り替えました。また、利用する機材は社内ですでに使用されているスマートフォンとし、誰でも使えるようにしました。社内にルールを浸透させるため、各事業所の従業員全員にマニュアルを作成し、実機でのデモンストレーションも実施します。説明会も複数回開き、変更点をもれなく理解できるよう心がけました。

結果として、システムの導入作業やマニュアル作成、エラーメッセージなどの検討は1ヵ月程度で済み、設定自体は2日ほどで簡単に行なえました。実運用開始後にマニュアルの不備を直し、エラーメッセージの微調整をするなどの作業が1週間程度と、比較的短期間で本格運用が可能になりました。稼働後は、紙の出力を半分程度に削減できたようです。また、紙面でやり取りしていた私有車やレンタカー利用の申請・精算、接待関係の報告書も楽楽精算のワークフローに載せることができ、さらなる紙削減と業務簡素化にもつながると考えられています。

電子帳簿保存法への対応方法まとめ

電子帳簿保存法への対応には、電子帳簿保存法で定められた要件に従っていれば、必ずしもソフトは必要ではありません。それでも、ソフトを使うと簡単に対応できる場合もあり、要件をクリアしやすい方法ともいえます。電子帳簿保存法への対応にはデータの真実性を担保し、データを簡単に閲覧・表示・印刷できることが大切です。そして、各社の規定の見直しや新規ルールの浸透が成功のカギを握ります。