支払調書とは、企業がフリーランスや士業などに業務を依頼した際の報酬や料金を税務署に申告するための書類です。
企業が支払調書の発行義務があるにも関わらず、提出しなかったり虚偽の記載をした場合には罰則が科されるケースもあります。

一方で自社の業務依頼や報酬支払が支払調書の発行義務の対象か明確でないため、手続きがスムーズに進まない企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では支払調書の発行義務の有無を詳しく解説し、発行義務が生じるケースや発行義務にも対応するおすすめの会計ソフトも紹介するので、支払調書作成時の参考にしてください。

支払調書に発行義務はある？

支払調書は企業が年間を通して誰にどのような業務を依頼し、どれくらいの料金を支払ったかを税務署に申告するための税務書類です。
一部の例を除いて、基本的には全ての事業者に対して発行義務が課せられ、義務があるにも関わらず発行しない場合には、1年以下の懲役や50万円以下の罰金が科せられるケースもあります。

支払調書は原則として、対象年度の翌年の1月31日までに税務署への提出が義務付けられているので、事前に期限を確認して手続きに遅れがないよう注意しましょう。

支払調書の発行義務が生じるケース

支払調書の発行義務が生じるケースには、以下の6つの項目が挙げられます。

• 講演料や原稿料などの報酬や料金を支払った場合
• 弁護士や税理士などの士業に報酬や料金を支払った場合
• 芸能や演出関係の報酬を支払った場合
• プロ野球選手やアスリートなどに報酬を支払った場合
• ホステスに料金や報酬を支払った場合
• 源泉徴収義務者に給与や報酬を支払う場合

支払調書の発行義務が生じるケースを把握して、申告漏れが生じないよう注意しましょう。

講演料や原稿料などの報酬や料金を支払った場合

社内研修で講師に講座開設を依頼した場合の講演料や、ライターや記者などのフリーランスに原稿執筆を依頼し、報酬や料金を支払った場合にも企業に対して支払調書の発行義務が生じます。
ただし同一人物への支払い金額が5万円以下であれば、支払調書の発行義務が発生しないので事前に確認しましょう。

弁護士や税理士などの士業に報酬や料金を支払った場合

企業が弁護士や税理士などの士業に対し、業務委託料や報酬などを支払った場合にも支払調書の発行義務が生じます。
特に大手企業になると企業間同士のM&Aが盛んで、その手続きに関して顧問弁護士の相談を受けると同時に多額の報酬を支払わなければいけません。

一方の税理士に関しては、毎年の確定申告の税務手続きの委託に関して、報酬の支払い義務が発生します。
士業に対するこのような報酬に関しても、同一人物への年間支払金額が5万円以上であれば、支払調書の発行義務の対象になるので注意しましょう。

芸能や演出関係の報酬を支払った場合

企業が芸能人やインフルエンサーなどの著名人に依頼し、自社商品やサービスの宣伝業務などを依頼した場合にも支払調書の発行義務が発生します。
加えてこのようなケースにおいては、宣伝や広告作成に従事したプロデューサーやディレクターなどへの報酬も、支払調書の発行義務の対象となるので注意しましょう。

プロ野球選手やアスリートなどに報酬を支払った場合

企業がプロ野球選手やアスリートとスポンサー契約を締結した際に支払う報酬も、支払調書の発行義務の対象になります。
プロ野球選手やアスリートへの年間の支払い金額が、5万円を超えた場合に支払調書の発行義務が生じますが、プロボクサーに関しては50万円以上となっているので事前に確認しましょう。

ホステスに料金や報酬を支払った場合

企業が同一のホステスに年間で50万円以上の報酬を支払えば、その報酬に対しての支払調書の発行義務が生じます。
尚ホステスに対して店からではなく、客などの第三者から報酬を受け取った場合には源泉徴収の対象になりませんが、客が店舗経営者を通してホステスに報酬を支払った場合には源泉徴収が必要です。

源泉徴収義務者に給与や報酬を支払う場合

自社の社員などをはじめとした、源泉徴収義務者に給与やボーナスなどの報酬を支払う際にも、企業に対して支払調書の発行義務が生じます。
具体的には、社員に対しての毎月の給与やボーナス、退職金などの金額が支払調書の発行義務の対象となります。

支払調書の発行義務にも対応するおすすめの会計ソフト

これまでに解説したように、企業が他業者に業務を委託した際には多様な支払いが生じ、その際に支払調書の発行義務も発生して対象の管理に労力がかかります。
そのうえ支払調書の発行には会計に関する専門的な知識も必要なため、自社での内製化や専門家への依頼にも手間と経費がかかるのが現状です。

そこでおすすめの会計ソフトが、公益情報システム株式会社が開発、提供している会計ソフトである「謝金システム」です。
同ソフトは講師などに支払う諸謝金を一画面で簡単入力できるため、支払調書の発行対象なども簡単に把握できます。

支払調書や源泉徴収票などの法定調書の印刷も簡単にできるため、印刷の際の宛名の付与などの手間を省き、スムーズな発送作業ができるのもメリットです。
報酬や謝礼金の支払い対象の個人情報を、高セキュリティでなクラウドで収集するなど万全なセキュリティ対策も強みといえます。

支払調書の発行義務対象の管理効率を向上させ、税務手続きの効率化のためにも簡単、便利な会計ソフトである「謝金システム」の導入をご検討ください。

支払調書の発行義務に関する注意点

支払調書の発行義務に関する注意点として、以下の3つの項目が挙げられます。

• 法定調書合計表の提出も必要
• 源泉徴収が不要な場合も支払調書の発行義務が生じるケースもある
• 支払調書の枚数次第で電子申告が必要な場合もある

支払調書の発行義務の注意点を明確に把握し、正しい税務手続きを行いましょう。

法定調書合計表の提出も必要

支払調書の発行義務が発生して支払調書を作成する際には、企業が作成した源泉徴収票などの法定調書を集計した、法定調書合計表もまとめて提出しなければいけません。
仮に法定調書合計表を提出せず、支払調書のみを提出すれば不備扱いされて処罰の対象になるので注意が必要です。

加えて法定調書合計表に記載された報酬金額と、支払調書の金額が異なればトラブルになるため事前の確認を徹底しましょう。

源泉徴収が不要な場合も支払調書の発行義務が生じるケースもある

報酬金額が支払調書の発行義務の対象外としても、支払調書の発行義務の対象として設定しなければいけない金額を支払った場合には、発行義務が生じる点にも注意が必要です。
基本的にほとんどの支払いには源泉徴収の対象になりますが、源泉徴収が不要なケースや金額次第で支払調書の発行義務の対象になる場合もあるので、事前に確認しなければいけません。

支払調書の枚数次第で電子申告が必要な場合もある

近年では税務手続きの効率化のため、支払調書の枚数次第で電子申告を義務付けるケースも多く見受けられます。
現在は支払調書の発行枚数次第でe-Taxや光ディスクなどの媒体による電子申告が義務付けられるなど、税務手続きの負荷軽減や業務効率化が進んでいるのが現状です。

このような観点からも、紙ベースで税務手続きの申告をしている企業は、電子化への早めの対策を進めましょう。

支払調書の発行義務を確認して正しく手続きしよう

支払調書の発行義務の対象には多岐にわたる項目が挙げられ、税務手続きをスムーズに進めるためにも、項目ごとに明確に管理しなければいけません。
今後スムーズに支払調書作成を行うためにも、本記事を参考にして支払調書の発行義務の対象項目を明確に把握、管理してください。

さらにスムーズな支払調書作成を進めたい方は、各種報酬を一画面で管理できるうえに、支払調書などの法定調書の印刷も簡単にできる「謝金システム」がおすすめです。