子化が進む中で、企業の経理業務にもその影響が及んでいます。国税庁はこの動きに対応し、電子帳簿保存法とそのガイドラインを設け、企業の適正な帳簿保存を促しています。しかし、法律やガイドラインの理解、実際の対応は一筋縄ではいきません。この記事では、電子帳簿保存法の概要から国税庁の役割、そして国税庁から企業への推奨事項まで詳しく解説します。さらに、具体的な対応策として会計ソフトウェアも紹介します。

国税庁の電子帳簿保存法ガイドラインとは

電子帳簿保存法とは、企業が帳簿や書類を電子データとして保存しても法的に有効であると認めた法律です。これにより、企業は物理的な紙の帳簿や書類を保管する必要がなくなり、電子データ化によるコスト削減や、業務効率の向上が期待できます。

国税庁が発表する電子帳簿保存法のガイドラインとは、この法律を適切に遵守するための指導書です。具体的には、電子データの保存方法、データの整合性を保証するための手順、電子データの取扱いに関する基準などが詳細に記載されています。これらの指導に従うことで、企業は法律遵守を確認しながら、効率的な電子化を進めることができます。

一方、このガイドラインに適合しない方法で電子化した場合、税務調査等で帳簿や書類が認められない可能性があります。そのため、具体的な実装に移る前にガイドラインを十分に理解し、必要な措置を講じることが重要です。

なお、電子帳簿保存法は、一部の特例を除き、企業の規模に関係なく適用されます。そのため、中小企業でもこのガイドラインの内容を理解し、必要な対策を講じることが求められます。

国税庁が決める電子帳簿保存法の様式

電子帳簿保存法の中には、企業が電子化した帳簿や書類が法的に有効と認められるための基準が定められています。その一部に、様式が含まれます。国税庁により決められた様式とは、具体的な電子帳簿の形式や形態、保存方法などを示す指針です。これに従うことで、電子データが法的に認められるとされています。ただし、今から紹介する内容は、時間や技術の進展により変わる可能性があるため、最新の情報を国税庁の公式ウェブサイトなどで確認することが重要です。

作成・保存形態

帳簿・書類は原則として、それが作成された時点での形態を保持する形で保存することが求められています。具体的には、帳簿や書類が電子データとして作成された場合、それを紙に印刷するなどして形態を変えずに保存することが大切です。

データの完全性・信頼性

電子データは、改ざんや不正アクセスから保護され、その完全性と信頼性が維持される必要があります。たとえば、データの改ざんを検出するための仕組みを設ける、アクセスログを適切に管理するなどの措置が求められます。

データの利用可能性

保存した電子データは、必要に応じて適切に参照・利用できることが求められています。具体的には、電子データを適切な検索システムを通じて閲覧・検索できるようにする、必要に応じて紙に出力できるようにするなどが必要です。

保存期間

帳簿や書類は、一定の保存期間を遵守する必要があります。電子データについても同様で、保存期間中はデータの完全性・信頼性・利用可能性が維持されるように管理することが求められています。

電子帳簿保存法における国税庁の役割と対応

日本の国税庁は、税法を正確に適用し、公平な課税を行うための中心的な機関です。電子帳簿保存法における国税庁の主な役割は、以下のようなものがあります。

規制の制定と監督

国税庁は、電子帳簿保存法の詳細な規定を制定し、それを実施するためのガイドラインを提供します。これにより、企業は法律に適合した形で帳簿を電子化し、保存することができます。

法の適用と解釈の指導

企業が電子帳簿保存法に適切に準拠するためには、法の詳細な解釈が必要となることがあります。そのような時、国税庁は公式のガイドラインの詳細を提供し、法の適用と解釈の指導を行います。

法令遵守の確認と監査

税務調査において、国税庁は企業が電子帳簿保存法に従って適切に帳簿を保存しているかを確認します。もし法令に違反する行為が見つかった場合、必要な措置を取ることが可能です。

情報の提供と教育

国税庁は、電子帳簿保存法に関する情報を広く提供し、企業や一般市民が理解しやすいようにするための取り組みを行います。ウェブサイト上での情報提供やセミナーの開催などがあります。

法改正の提案

社会やビジネス環境の変化、技術の進歩などを反映し、時代に適した法制度を維持するため、国税庁は法改正の提案を行うこともあります。具体的には、電子帳簿保存法の適用範囲の拡大、新たなデータ保存形式の承認、保存期間の見直しなどです。

相談窓口の提供

企業や税理士等からの疑問や問題に対する相談窓口を設け、法の適用や遵守についての指導を行うことがあります。

事例集の公開

電子帳簿保存法の適用に当たって、企業が直面する具体的な問題解決のために、事例集やQ&Aを公開することがあります。

国税庁から企業への電子帳簿保存法推奨事項

電子帳簿保存法において、国税庁から企業への主な推奨事項は以下のようなものがあります。

適切な保存形態

電子化された帳簿・証書は原則として、その作成時の形態（画像データ、テキストデータなど）を保つ形で保存すべきと定められています。

信頼性と検証可能性

保存する電子帳簿・証書は、改ざんされていないこと、その内容が真実であることが確認できる状態に保たれるようにしましょう。例えば、電子署名などによりデータの改ざんを防ぐ措置を講じるなどして、データの信頼性の確保が必要です。

適切なアクセス制御

電子帳簿・証書へのアクセス権限は適切に管理され、不正なアクセスやデータの不適切な改ざんが防止される措置を行わなければなりません。

保存期間の遵守

法律に定められた保存期間を遵守し、その期間中は電子データが適切に参照・利用できるようにする必要があります。

保存データのバックアップ

データ消失のリスクを軽減するため、定期的なバックアップを行い、災害復旧計画を策定することが推奨されます。

適切な内部管理体制

電子帳簿の保存に関する適切な内部統制を整備し、従業員への教育や研修を行うなど、組織全体で法令遵守の体制を整備する必要があります。

適切な情報システムの選択と管理

自社の事業規模、業種、業務内容等に適した情報システムを選択し、そのシステムの適切な管理・運用を行うことが推奨されています。

国税庁のガイドラインに沿った電子帳簿保存法に対応するには

電子帳簿保存法に対応する手段として会計ソフトを使用する方法があります。特に公益法人向けの「WEBバランスマン」という会計ソフトがおすすめです。ここでは、その理由について詳しく紹介します。

予算管理機能

公益法人は事業計画とそれに基づく予算の策定と管理が重要です。WEBバランスマンは予算の入力から出力までの一連のプロセスをサポートしています。

伺書入力機能

伺書からのデータ入力が標準装備されていて、一度の入力で処理が可能となるため、業務効率が向上します。

会計基準対応

公益法人は多様なステークホルダーに対する報告責任があります。16/20年会計基準両方の決算書出力が可能となるため、それぞれの要件に応じた決算書作成が可能です。

高セキュリティ

公益法人の会計データは機密性が高い情報であり、そのデータを保護する仕組みが大切です。WEBバランスマンは高いセキュリティ機能を持っており、データの安全性が確保されています。

権限設定

公益法人は役員やスタッフによる職務分担が明確にされています。WEBバランスマンでは、担当者別に細かな権限設定が可能であり、不適切なデータアクセスを防ぐことができます。

指定管理業務収支状況報告書

公益法人が行う事業は多岐にわたります。この機能を使用することで、事業ごとの収支状況を詳細に把握することが可能です。

会計ソフトを使って国税庁のガイドラインに沿った電子帳簿保存法に対応しよう

国税庁の電子帳簿保存法に対応するためには、適切な会計ソフトウェアの利用が欠かせません。ソフトウェアは、帳簿の整理、伺書からのデータ入力、各種会計基準に対応した決算書出力といった重要な機能を提供しています。これにより、法令に準拠した運営が可能となり、業務効率も向上します。特に公益法人などは、予算管理や高度なセキュリティ機能が必要となるため、これらの機能を備えたWEBバランスマンがおすすめです。