会計ソフトは、企業の経理業務の課題を改善できるツールです。
しかし、自社に適したソフト選びに迷っている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、会計ソフトの選び方から、導入のメリット・デメリット、効率的な活用法まで解説します。
自社に合う会計ソフトを選びたい場合は、ぜひ参考にしてください。

会計ソフトの選び方

会計ソフトの選び方で最も重要なのは、自社の希望に合った製品を選ぶことです。
以下の5つのポイントを押さえれば、最適な会計ソフトを見つけられるでしょう。

①自社の規模や業種に合わせて選ぶ

会社の規模や業種によって、必要な機能は大きく異なります。
小規模企業なら基本的な経理機能だけで十分な場合もありますが、中堅企業以上ならより高度な分析機能や多拠点対応が必要になるでしょう。


また、製造業と小売業など、業種によっても必要な機能が違います。
自社の特性を踏まえて、慎重に比較して選びましょう。

②必要な機能と操作性を重視する

会計ソフトの機能は多岐にわたります。仕訳入力や帳簿作成、決算書作成などの基本機能に加え、経営分析や予算管理機能も重要です。
ただし、機能が多すぎると操作が複雑になる可能性があります。
必要な機能を絞り込み、使いやすさとのバランスを取りましょう。

③他システムとの連携性を確認する

会計ソフトは単独で使うよりも、他のシステムと連携させると効果的です。
たとえば、販売管理システムや給与計算システムとの連携で、データ入力の手間を大幅に削減できます。
また、クラウドサービスとの連携ができれば、インターネット環境があれば共有や編集できて便利です。
自社で使用中のシステムとの相性を確認して、最適なソフトを選びましょう。

④コストと導入後のサポート体制を比較する

会計ソフトの導入には初期費用と運用費用がかかります。
クラウド型なら初期費用を抑えられますが、長期的なランニングコストは高くなる可能性もあります。
また、導入後のサポート体制も重要です。
トラブル時の対応や、法改正への対応など、継続的なサポートが受けられるか確認しましょう。

⑤将来の事業拡大に対応できる拡張性を考慮する

会社の成長に伴い、会計ソフトに求める機能も変化します。
たとえば、海外展開を視野に入れているなら、多通貨対応が必要になるでしょう。
また、グループ会社の増加を見込むなら、連結会計機能も重要です。
将来の事業計画を踏まえ、拡張性のあるソフトを選びましょう。

会計ソフトのタイプ

会計ソフトには、主にクラウド型とデスクトップ型の2種類があります。
クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用します。
場所を選ばず作業でき、自動更新も便利です。
一方、デスクトップ型はパソコンにインストールして使います。
初期費用は高めですが、長期的にはコスト面で有利になるケースがあるでしょう。


迷ったら「WEBバランスマン」

どちらを選んでいいか迷った際は、「WEBバランスマン」がおすすめです。
公益法人限定のWEBバランスマンは、公益財団法人に適する本格的な予算管理機能や伺書からの入力機能が標準装備されています。
また、16/20年会計基準両方の決算書出力が可能で、按分処理も一度の入力で完了します。
クラウド版と自社サーバーを利用するオンプレミス版があり、自社の希望に合わせて導入できるのも特徴です。

会計ソフトを導入するメリット

会計ソフトの導入は、企業の経理業務を大きく改善します。
ここでは、具体的なメリットを解説します。



①業務効率を向上できる

会計ソフトを使えば、仕訳入力から帳簿作成まで自動化できます。
そのため、手作業で行っていた計算も瞬時に完了し、経理担当者の作業時間が大幅に短縮されます。
空いた時間を他の重要な業務に充てられるため、会社全体の生産性が向上するでしょう。

②人的ミスを削減して正確性を向上できる

人間が行う作業には、どうしてもミスが付きものです。
一方で会計ソフトは、入力ミスや計算ミスを自動的にチェックします。
また、二重入力も防げるため、財務データの正確性が格段に高まります。

③リアルタイムでの財務状況を把握できる

会計ソフトを使えば、日々の取引をリアルタイムで反映できます。
その結果、現在の財務状況をいつでも確認できるようになります。
経営者は最新の情報をもとに、迅速な意思決定を行えるようになるでしょう。

④コスト削減とペーパーレス化を推進できる

会計ソフトの導入により、帳簿や伝票の印刷が不要になります。
そのため、紙の使用量が減り、保管スペースも節約できます。
また、経理担当者の残業時間も減少するため、人件費の削減にもつながるでしょう。

⑤データ分析により経営判断につなげられる

会計ソフトは、蓄積されたデータを様々な角度から分析できます。
具体的には、売上や利益の推移、部門別の収支などのグラフ化も可能です。
これらの分析結果は、将来の事業計画や投資判断の貴重な材料となるでしょう。

会計ソフトを導入するデメリット

会計ソフトの導入には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。
以下の3点を理解し、適切に対処することがポイントです。

①初期費用や運営費用がかかる

会計ソフトの導入には、予想以上の費用がかかる可能性があります。
初期費用やランニングコスト、オプション費用などソフトの種類や機能によっては、数万円から数十万円の費用がかかります。
そのため、長期的な予算計画を立てる際は、総合的に必要な費用を考慮に入れましょう。

②従業員に教育する必要がある

新しいシステムの導入には、従業員の教育が不可欠です。
特に従来の手作業に慣れた社員にとっては、操作方法の習得に時間がかかる場合があります。
教育期間中は業務効率が一時的に低下する可能性もあるため、計画的な研修が必要です。

③セキュリティ対策が必要になる

会計データは企業にとって極めて重要な情報です。
しかし、クラウド型では外部からの不正アクセスやデータ漏洩のリスクがあります。
インストール型でも、ウイルス感染や内部不正のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要になります。
定期的なパスワード変更やアクセス権限の管理など、セキュリティ意識の向上が必要です。

会計ソフトを効率よく活用するポイント

会計ソフトを効率よく活用するには、以下の3つのポイントを押さましょう。
これらを実践することで、経理業務の効率化と正確性の向上が期待できます。

①ほかのツールと連携する

会計ソフトを他のビジネスツールと連携させると、データ入力の手間を大幅に削減できます。
たとえば、銀行口座やクレジットカードと連携すれば、取引データを自動で取り込めます。
また、販売管理システムや給与計算ソフトとの連携も効果的です。
連携できるツールが多ければ、その分、業務効率の効率化にもつながります。

②定期的にバックアップを取る

会計データを大切に保管するためにも、定期的なバックアップは欠かせません。
自動保存が可能なクラウド型の会計ソフトでも、自社でのバックアップを怠らないようにしましょう。
バックアップの頻度は、取引量に応じて週1回から毎日まで適切に設定してください。
また、バックアップデータの保存先を分散させると万が一の事態があっても修復や復旧がしやすくなります。

③承認フローを明確にする

会計ソフトの活用では、承認フローの明確化も大切です。
そこで、誰がどの段階で承認するのか、代理承認者は誰かなどをあらかじめ設定しておきましょう。
そうすることで、決裁の遅延を防ぎ、不正やミスのリスクも軽減できます。
また、承認状況の可視化により、業務の進捗管理もしやすくなります。

会計ソフトの選び方のまとめ

会計ソフトは、自社のニーズに合ったソフトを選ぶ必要があります。
そして、適切に運用することで、業務効率の向上や経営判断の迅速化が期待できます。
そのなかでも「WEBバランスマン」は、さまざまな機能と柔軟性を備えており、特に公益財団法人の会計処理に向いているソフトです。
会計ソフトの導入を検討する際は、選択肢の一つにしてみてください。