取引先や外部業務委託先との金銭や報酬のやり取りを把握するため必要な書類が、支払明細書です。 報酬の内訳が詳しく分かり、お金の動きがわかるのがメリットです。

本記事では支払明細書の基本から、請求書や領収書と異なる点、さらに作業の効率化には欠かせない会計ソフトについても紹介します。

報酬明細書とは？

報酬の支払明細書は取引先に対して金銭の支払いが確定したタイミングで発行する書類です。 報酬などの支払いを証明するというよりも、報酬の内訳を詳細に記録するとい意味合いが強いです。 支払明細書の内容を確認すればどのような取引や契約をし、誰に対していくら報酬を支払ったのかがわかります。

テンプレートや様式には決まりがなく、自由なスタイルで作成することが可能です。 企業や担当者によって作り方、サイズなどに違いがでます。 会計ソフトなどを使って作成しても構いません。

報酬明細書の目的

報酬明細書を発行する主な目的には、次の2つがあります。

• 取引や契約内容を確認する
• 経費処理に役立てる

報酬明細書を発行する目的の一つは、取引や契約内容を確認するためです。 支払明細書の発行をおこなう業務契約を依頼した側はもちろんのこと、取引や契約に合意した側も内容や報酬の内訳を把握するために発行します。 お互いに内容と報酬金額の確認し、間違いがないかチェックします。 取引や契約の証拠としても役立つのが特徴です。

また経費処理に役立てる目的があります。 経費処理では実際に報酬を支払った証拠となる他の書類を利用することが多いのですが、多角的な視点でお金の動きを確かめたいときには支払明細書にも目を通します。

従業員などが領収書などお金の動きを証明する書類をなくしてしまったときなどにも、支払証明書を提出すれば経費として認められるケースも珍しくありません。 状況によっては領収書の代わりにもなります。

報酬明細書の種類

報酬明細書の種類には大きく分けて2種類あります。

• 取引や契約内容を確認するもの
• 報酬金額の詳細を示すもの

取引や契約内容を確認するものには、クレジットカードや電気料金、電話代や施設の使用料などの明細書が当てはまります。 どうしてその金額になっているのか、契約したプランなどを示します。

報酬金額の詳細を示す支払明細書には、以下の種類があります。

• 従業員などの給与関係の支払明細書
• 退職金の支払いに関連する支払明細書
• 外注先に提出する支払明細書
• 株の配当金に関する支払明細書

支払う金額の詳細を示すものには給与や退職金、株の配当金の他に、外部業務委託への報酬も含まれます。 外注先に仕事を依頼した場合は、支払明細書を発行することがほとんどです。一度に多くの依頼をしているときなどは月末にまとめて発行するケースもあります。 その際にはどの仕事がいくら、また報酬の総額も記載します。

報酬の「支払明細書」と「請求書」や「領収書」との違い

報酬の支払明細書と似たような書類には、請求書と領収書があります。 請求書や領収書との違いをは把握しておくことで正しく書類を発行することができ、経理処理もスムーズにおこなえます。

支払明細書と請求書の違い

支払明細書と請求書の大きな違いは、支払いを相手に要求しているかしていないかです。 支払明細書はあくまでも取引金額や報酬金額を確認するものです。 一方で請求書はお互いに合意した報酬などの金額を支払う側に請求するための書類となります。 請求書には支払い期日や金額、支払先などを記載します。 請求書を受け取った側は、記載されている期限までに支払いを終えなければなりません。

支払明細書と領収書の違い

支払明細書と領収書の違いは、金銭の受け取りをすでに済ませているかです。 支払明細書は支払金額を確認する書類、領収書は金銭を受け取った証拠を示す書類です。 支払明細書を発行した時点では支払いを完了しておらず、領収書を発行した時点では支払いを済ませているということになります。

報酬明細書の基本的な書き方

支払明細書の発行は義務ではないこともあり、支払明細書に含めるべき項目というのもありません。しかし、支払う金額をきちんと確認してもらうためにも、細かな情報を書き入れることが大切です。

書類名

「支払明細書」と資料の上部に記載して、どのような書類なのかわかるようにしましょう。

発行ナンバー

取引先が多い場合は番号で識別できた方が管理が楽になるので、発行ナンバーをつけるのをおすすめします。

送付先の会社名や担当者名

担当者がはっきりと決まっている場合は、会社名に加えて担当者の情報も記載してください。

発行元の情報

発行元の会社情報や担当者の情報も、同様に記載するようにしてください。

取引内容

支払義務が発生した日や金額、内訳、消費税など取引に関する内容を記載しましょう。

報酬に関する支払明細書は会計ソフトがおすすめ

支払明細書を発行しなければならないという決まりはありませんが、発行しないといくつかのリスクを抱えてしまうことがあります。 支払明細書を発行することで、支払金額に対しての認識を取引先と合わせることができ、トラブル防止にもつながるでしょう。

また、後日おこなわれた税務調査などに引っかかってしまうリスクも否定できません。 このようなリスクを抱えないためにも確実に、かつ効率的に会計処理をしなければなりません。

そんなときに頼りになるのが、会計ソフトです。 会計ソフトを利用すれば大幅に作業の手間が減り、計算ミスや発行し忘れを防止できます。 あらかじめ用意されているテンプレートに合わせて入力作業をおこなうだけなので、専門的な知識がなくても問題ありません。 データ管理もスムーズにおこなうことができ、外注管理も楽になります。 外注先ごとの支払履歴の詳細確認、支払明細書の作成も簡単です。 

公益法人は「WEBバランスマン」がおすすめ

WEBバランスマンは、公益法人向けに開発された会計ソフトです。 簿記などの専門的で難しい知識がなくても簡単に操作することができるのがメリットです。 伺書からの入力機能が装備されているので、一度の入力だけでさまざまな伝票を作成できます。 何度も数字や詳細を入力しなくても、データの引き継ぎをおこなってくれるので効率的に作業を進められます。 例えば一度に多くの外注を依頼していたとしても、最低限の作業だけで管理が終わるでしょう。

クラウド型の会計ソフトなので大掛かりな設備などは必要なく、インターネット環境さえ整っていればすぐに使えるのもうれしいポイントです。 業務担当者ごとにアクセスの権限も与えられ、担当者以外はアクセスすることができないなどセキュリティ面にも配慮されています。 

支払明細書の発行で報酬支払をスムーズに行おう

取引先に対して発行する支払明細書は報酬の金額を明らかにし、取引の透明性を示す重要な書類です。 支払い金額の詳細を記録する役割もあります。 支払明細書を発行していれば取引先とのやり取りもスムーズにでき、報酬トラブルも回避することが可能です。

効率的に発行するためにも公益法人向けのWEBバランスマンなどの会計ソフトも使い、管理を徹底しましょう。 クラウド型で導入しやすく、セキュリティ対策も問題ありません。 安心して使える会計ソフトも取り入れていきましょう。