リモートワークが主流となっている中で、サインをもらう必要がある業務をどのように進めたらよいか悩みがちです。そのような場合は、電子決裁システムがあるとオンラインで決裁をもらうことができるので便利になるでしょう。

電子決裁システムは非常に種類が多く、どれを選べば良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子決裁システムを選ぶ際のポイントや、おすすめの電子決裁システムを紹介します。

電子決裁システムを導入するメリットとデメリット

電子決裁システムを導入するにあたり、メリットとデメリットを明確にして導入可否を判断する必要があります。ここでは、電子決裁システムを導入することによるメリットとデメリットを紹介します。

メリット

電子決裁システムを導入するメリットとして、業務効率を劇的に向上できる点が挙げられます。従来、決裁業務は紙の書類を用いて押印する形でおこなわれてきました。

押印したら次の人に紙を渡すなどの行動が必要になり、決して効率的とは言えない状況でした。そこで、電子決裁を利用するとすべてをオンライン上でおこなえるので決裁業務にかける時間を短縮化できるのです。

また、インターネットに接続できるデバイスがあれば、どこでも決裁業務が可能になる点も魅力的です。テレワークを導入している企業にとって、決裁のために来社するなどの対応が不要になるメリットがあります。

デメリット

電子決裁のデメリットとして、導入時にコストがかかる点が挙げられます。導入時の費用だけでなく、月額費用がかかる場合もあるため、費用対効果を考えて導入しなければなりません。

また、クラウド型の電子決裁サービスを利用する場合は情報がすべてクラウドサーバーに保管されることになります。セキュリティレベルが高くないと、データ流出してしまうリスクもあるでしょう。

また、システム障害により決裁業務ができなくなる可能性がある点も、デメリットと言えるでしょう。

電子決裁システムを選ぶ際のポイント

電子決裁システムのメリットとデメリットを加味した上で、導入時に重視したいポイントとして以下が挙げられます。

• ルート設定が容易か確認する
• 自社システムと連携できるかを確認する
• 誰でも容易に操作できるか確認する
• 導入する企業の規模にマッチしたものを選ぶ

各ポイントについて、詳しく解説します。

ルート設定が容易か確認する

電子決裁システムは、システム上で書類作成から決裁業務までを担当します。決裁を受ける文書については、重要度に応じて決裁ルートが異なる場合もあるでしょう。

そこで、ルート設定が容易におこなえる電子決裁システムであるかをよく確認してください。デフォルトで、いくつかの決裁ルートを事前に登録できる電子決裁システムを導入すると便利です。

また、選択式で自分で簡単に決裁ルートを設定できるかなどをよく確認すると良いでしょう。

自社システムと連携できるかを確認する

自社ですでにグループウェアを使用している場合、新たに電子決裁システムを導入すると作業が煩雑になる可能性があります。そこで、自社システムとデータ連動できるようにカスタマイズできる電子決裁システムを導入するのがおすすめです。

たとえば、グループウェアにログインすれば電子決裁システムにログインしなくても利用できるなどの機能が利用できる場合があります。

誰でも容易に操作できるか確認する

利便性が高い電子決裁システムを導入しても、実際に利用する人が使いにくくては意味がありません。電子決裁システムを導入する場合は、操作がなるべくシンプルで使いやすいものを選定しましょう。

親切なユーザーインターフェースで、直感的に使用できる方がより業務効率改善につなげることができます。

導入する企業の規模にマッチしたものを選ぶ

電子決裁システムは種類が多く、それぞれに特徴があります。中には、大企業向けに数百人単位の利用を想定したシステムを提供している場合もあるでしょう。

中小企業が電子決裁システムを導入するケースでは、大企業向けの大がかりなものを導入しても使用しない機能が多く無駄になってしまう可能性があるのです。よって、企業の規模にあった電子決裁システムを導入する必要があります。

おすすめの電子決裁システム9選

電子決裁システムの中でも、特に人気が高くおすすめしたいのが以下の9つです。

• AgileWorks
• rakumo ワークフロー
• SmartDB
• intra-mart ワークフロー
• ジョブカンワークフロー
• Create!Webフロー
• SmartFlow
• 楽々WorkflowII
• 会計システムシリーズ

各電子決裁システムの特徴などを、詳しく解説します。

AgileWorks

AgileWorks は、株式会社エイトレッドが提供している電子決裁システムです。大企業での導入実績が多い特徴があり、すでにある基幹システムと統合しやすいように設計されています。

⾃動で電⼦印鑑GMOサインとも連動可能で、契約書のPDFをアップロードできるので大幅な業務改善が期待できます。人事システムを考慮した設計となっており、組織の先付けメンテナンスにも対応可能です。

ユーザー数に応じたライセンス体系を採用しており、導入や運用コストを最適化できるメリットもあります。

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、rakumo株式会社が提供している電子決裁システムです。Google Workspaceと親和性が高い点が魅力となっており、テレワークなどでも容易に決裁作業をおこなえるでしょう。

承認プロセスを容易に確認できるユーザーインターフェースも便利で、進捗するとメールやSlackなどで通知できるので、漏れなくスピーディーに進められます。運用の権限を複数人に分類できるなど、メンテナンスが容易な点も魅力的です。

SmartDB

SmartDBは、部門を横断するような複雑なワークフローについて、簡単に効率化できるシステムです。1,000名以上の従業員がいる企業を中心として、50万名に利用されている実績があります。

複数部門や担当者で並列承認が可能な設計となっており、決裁業務の短縮化に寄与できるでしょう。ほかにも、権限管理や証跡管理機能があるのでセキュリティレベルが高い点も魅力的です。Microsoft Azureを採用しているので、拡張性が高い点も評価できます。

intra-mart ワークフロー

intra-mart ワークフローは、システム基盤の共通化と全体の最適化を目的として開発されている電子決裁システムです。申請や承認に必要な画面レイアウトを、GUI上で容易に作成できる機能があり便利です。

複雑な承認ルートについても、直感的な操作で容易に作成できる機能があります。また、外部サービスへ柔軟に連携しており、ワークフローエンジンとしても活躍します。

業務ロジックをノンコーディングで作成可能なIM-LogicDesignerを通じて、電子契約・電子サインサービスとも容易に連携できる点も魅力的です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、徹底的に使いやすさを重視して設計されている電子決裁システムです。ジョブカンワークフローの最大の特徴は、スマートフォンでも申請・承認できる点です。

外出先から申請したり承認したりする業務もスピーディーに対応でき、スマホで撮影した書類を簡単に添付できる機能もあります。あらゆる申請書に対応しており、テンプレートも50種類用意されているので容易にカスタマイズして利用可能です。

30日間の無料トライアルも利用できるので、お試しした上で導入可否を検討できるメリットもあります。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、公官庁にも採用された実績がある電子決裁システムです。ペーパーレスの推進を目指している企業に特に向いており、紙のワークフローをそのままデジタル化できる点が魅力的です。

スマートフォンでも利用しやすいようにデザインされた画面を採用し、外出先での作業も容易におこなえます。必要な操作を容易に理解できるデザインを採用しており、使い始めからすぐに操作を習得可能です。

主要パッケージ製品やクラウドサービスなどとも容易に連携でき、通信暗号化や二要素認証などによってセキュリティレベルが高いのもCreate!Webフローの魅力となっています。

SmartFlow

SmartFlowは、日本企業の文化や風土に合わせた機能が充実している電子決裁システムです。2週ごとに３から10の機能追加や改善が図られており、日々進化している特徴があります。

ChatGPTといったAI技術をはじめとして、先端の技術をいち早く取り導入している点が魅力的です。また、ノーコードで直観的に操作可能であり、業界や企業規模を問わずに利用できます。

ボタン一つでユーザー単位で言語を変更できる機能があり、多国籍企業でも利用しやすいメリットもあるでしょう。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、クラウドサービスでありながらも大規模運用もシステム連携も実現できる電子決裁システムです。セキュリティ対策が万全でバックアップも容易に対応でき、サーバメンテナンスも不要なので比較的手がかからない点が魅力的です。

初めての利用でもすぐに使うことができる画面デザインを採用し、直感的に操作できるでしょう。電子帳簿保存法にも対応しており、特にタイムスタンプが不要な点が大きなメリットです。

蓄積したデータを業務改善や、外部で利用するデータを活用できる機能がある点も便利です。

会計システムシリーズ

公益情報システム株式会社が提供している「会計システム」シリーズは、電子承認システムが含まれている、煩雑な処理が多い公益法人に特化している会計システムです。

例えば、「WEBバランスマン」は、伺書の電子化が可能であるため、事務作業を効率化できるでしょう。また、比較的扱いやすいシンプルな画面デザインとなっており、会計の知識が少ない初心者でも利用しやすいシステムになっています。

さらに、世界中で利用されているジオトラスト社によるSSL証明書を取得しており、高セキュリティで安心して利用できるでしょう。

おすすめの電子決裁についてまとめ

電子決裁システムは、見た目以上に手間がかかる決裁業務を大幅に効率化できる可能性があります。また、ペーパーレスを実現できるなどのメリットもあるでしょう。

導入や運用に関して費用がかかるものの、費用対効果を考えるとお得な場合が多いです。本記事で紹介した内容を参考として、電子決裁システムを導入してみてはいかがでしょうか。