近年、企業や団体の業務において「紙の書類をそのまま保存する」のではなく、デジタルデータとして管理する流れが急速に広がっています。法改正や業務効率化の観点からも「電子保管」は重要なテーマとなっており、今後さらに対応が求められる分野です。

しかし、電子保管といっても「具体的にどのようなものか」「どのような方法で進めれば良いのか」が分かりにくいと感じている方も多いでしょう。

本記事では、電子保管の基本から導入手順、管理に役立つ会計ソフトまでを解説していきます。

電子保管とは？

電子保管とは、従来紙で保存していた契約書・領収書・帳簿などの書類を、スキャナやシステムを用いてデジタルデータとして保存し、業務に活用する仕組みのことを指します。これにより、物理的な保管スペースを削減できるだけでなく、検索や共有が容易になり、業務効率の向上やリスク管理にもつながります。

日本では「電子帳簿保存法（電帳法）」の整備により、税務関連の書類も電子的に保存できる仕組みが整いました。これにより、請求書や領収書、契約書などの電子保管が認められ、紙と同等の証拠力を持たせることが可能となっています。

また、電子保管は単なる「紙をスキャンして保存する」という意味にとどまりません。データベース上で検索性を高めたり、改ざんを防ぐためのタイムスタンプやアクセス権限の管理を行うなど、業務全体を効率化しながら法令遵守を実現する重要な仕組みです。

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電子保管をする方法・手順

電子保管を始めるには、単に紙の書類をスキャンして保存するだけでは十分ではありません。法律上の要件を満たしつつ、社内で使いやすい仕組みを構築することが大切です。ここでは基本的な手順を解説します。

1. 保管対象となる書類を整理する

まず、どの書類を電子保管の対象にするかを決める必要があります。請求書や領収書、契約書、決算関係の帳簿など、法的に保存義務がある書類を優先的に電子化するケースが多いです。対象を明確にすることで、後の運用がスムーズになります。

2. スキャナやシステムを用いてデータ化する

対象書類が決まったら、スキャナや複合機を利用してPDFや画像ファイルとして取り込みます。このとき、解像度やカラー設定など法令で求められる条件を満たしているか確認することが重要です。クラウド型会計ソフトや専用システムを利用すれば、自動で要件を満たしたデータ化が可能になります。

3. 改ざん防止の仕組みを導入する

電子保管では「改ざんされていないこと」を証明する仕組みが必須です。タイムスタンプを付与したり、訂正や削除の履歴を残せるシステムを導入することで、法的に有効な保存が可能になります。

4. 検索性を確保する

単にデータを保存するだけではなく、取引年月日や金額、取引先といった条件で検索できるようにしておく必要があります。ファイル名の付け方を統一したり、会計ソフトの検索機能を活用することで、効率的に必要な情報を見つけられるようになります。

5. 保存場所とアクセス権限を決める

保存データはクラウド上に置くのか、自社サーバーに保存するのかを決め、担当者ごとのアクセス権限を設定します。これにより、情報漏洩を防ぎつつ、必要な人が必要なデータにアクセスできる環境が整います。

電子保管をする際のポイント

電子保管を効果的に行うためには、単にシステムを導入するだけでなく、実務での運用や法令要件を意識した工夫が欠かせません。ここでは特に重要となるポイントを整理して解説します。

法令要件を満たすことを最優先にする

電子保管は便利である一方、税務関連の書類については電子帳簿保存法などの法令に従う必要があります。特に真実性と可視性の確保が重要で、タイムスタンプの利用や訂正・削除の履歴管理を行わなければなりません。ソフトを選ぶ際には、これらの要件を満たしているかを必ず確認しましょう。

社内ルールを整備する

電子保管はシステムに任せきりではなく、日常業務でどう運用するかが成果を左右します。領収書を受け取った際の処理手順や、スキャンするタイミング、保存フォルダのルールなどを明文化し、全社員が統一して実施できるようにすることが大切です。

セキュリティを意識した運用

電子データは紙よりもアクセスが容易な分、情報漏洩のリスクも高まります。パスワード設定やアクセス権限の分離、外部からの不正アクセス対策など、セキュリティを意識した環境整備が欠かせません。特にクラウドサービスを利用する場合は、提供事業者のセキュリティ対策内容も確認しておくと安心です。

定期的にバックアップを取る

万一のシステム障害やデータ破損に備えて、定期的にバックアップを取ることも欠かせません。クラウド型ソフトであれば自動バックアップが標準機能として搭載されているケースもありますが、自社サーバーで運用する場合はバックアップ体制を整える必要があります。

電子保管を管理できる会計ソフト3選

電子保管を効率的に行うためには、専用のシステムや会計ソフトを導入するのが効果的です。ここでは、特に法令要件を満たしつつ、経理や帳簿管理を支援してくれる会計ソフトを3つ紹介します。

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、中小企業や個人事業主から広く支持されているクラウド型会計ソフトです。領収書や請求書をスマートフォンで撮影すれば自動で仕訳され、電子データとして保管できます。電子帳簿保存法に対応しているため、紙の保存に依存せず効率的に経費処理や帳簿管理が可能です。

freee会計

freee会計は、自動化に特化したクラウド会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードと連携することで日々の取引を自動仕訳できます。領収書や請求書の電子保管機能も搭載しており、スキャナ保存や電子取引のデータ保存要件を満たしています。経費精算から申告業務まで一元化できる点も大きな特徴です。

公益法人向けWEBバランスマン

公益法人や一般社団法人の経理担当者にとって特におすすめなのが、WEBバランスマンです。公益法人特有の会計基準に対応しており、補助金や寄付金を含む複雑な経理処理を正確にサポートします。さらに電子保管機能を活用することで、書類を効率的に整理しながら法令要件を満たすことが可能です。クラウドベースで運用できるため、複数の担当者が同時にアクセスして作業できる点も大きなメリットです。

電子保管をした後の管理方法

電子保管は導入して終わりではなく、継続的に正しく運用することが重要です。保存したデータをどのように維持し、必要なときに活用できる状態に保つかが、実務上の大きなポイントになります。ここでは電子保管をした後に意識すべき管理方法を解説します。

定期的な確認と整理

電子データは膨大に蓄積されていくため、定期的にフォルダ構成やファイル名を整理することが大切です。統一されたルールに基づいて整理しておくことで、検索性が高まり、必要な書類をすぐに取り出せるようになります。

アクセス権限の見直し

保存したデータは、業務に応じてアクセス権限を分けて管理することが望ましいです。例えば、経理担当者だけが閲覧・編集できるようにするなどのルールを設けることで、不正利用や情報漏洩を防ぐことができます。人事異動や退職に伴い、権限を定期的に見直す体制を整えておくことも重要です。

セキュリティ対策とバックアップ

電子データはウイルス感染やシステム障害によって失われるリスクがあります。そのため、クラウドサービスのセキュリティ機能を活用したり、自社サーバーに保存する場合はバックアップを複数箇所に取っておくことが必要です。データが改ざん・破損しても復旧できるように、定期的に復元テストを実施するのも有効です。

法改正への対応

電子帳簿保存法をはじめ、電子保管に関する法令は改正が続いています。要件の変更に合わせて、システムや運用ルールを更新することを怠らないようにしましょう。ソフトウェアのベンダーが提供するアップデート情報や、国税庁の公式サイトを定期的に確認することも欠かせません。

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電子保管についてまとめ

電子保管は、紙の書類に依存した従来の業務を効率化し、法令遵守とセキュリティ強化を両立できる仕組みとして注目されています。電子帳簿保存法の整備によって、契約書や請求書、領収書といった重要書類も電子データとして保管できるようになり、多くの企業・団体が導入を進めています。

実際に電子保管を導入する際は、スキャナ保存や電子取引データの取り扱いなど、法律で求められる要件を満たすことが欠かせません。そのため、システム選びや運用ルールの整備を慎重に行う必要があります。クラウド型の会計ソフトや公益法人向けの「WEBバランスマン」のような専用システムを導入すれば、改ざん防止や検索性の確保といった要件を効率的に満たすことができ、業務の負担を大幅に軽減できます。

また、導入後も継続的な運用が求められるため、定期的なデータ整理やアクセス権限の管理、バックアップの確保といった日常的なメンテナンスが不可欠です。さらに、法改正が行われた際には迅速に対応できるよう、常に最新情報を把握しておくことも重要になります。

まとめると、電子保管は単なるデジタル化ではなく、経営基盤を強化するための戦略的な取り組みといえます。正しい知識と適切なツールを活用しながら、効率的で安心できる運用体制を整えていくことが、これからの時代の必須条件となるでしょう。