電子帳簿保存法が改正されて以降、どのような書類や企業が対象外となるのか、または対象となるのかを知りたい方も多いのではないでしょうか。違反すると大きなリスクを背負う可能性もあるため、企業にとっては切実といえます。

そこで今回は、電子帳簿保存法の対象外となるものについて解説していきます。また、対象となるものや、電子帳簿保存法に対応したおすすめ会計ソフトも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法の対象外になる企業・書類とは？

結論からいうと、取引相手と電子取引を行っていない企業は電子帳簿保存法の対象外です。しかし、取引相手と電子取引を行っていない企業など、ほぼないといっても過言ではないでしょう。そのため、すべての企業が電子帳簿保存法の対象ということができるかもしれません。これは、電子帳簿保存法の改正による状況の変化です。ちなみに、電子取引とはメールやクラウドサービスなどを指します。

電子帳簿保存法の改正以前は、電子保存を希望する企業だけが対象でした。しかし、2022年1月1日以降は、取引相手と電子取引を行っており、所得税や法人税の保存義務があるすべての企業・個人事業主が対象となったのです。なお、電子帳簿保存法の改正と同時に税務署による事前承認制度も廃止されました。事前承認制度とは、必要な帳簿や書類を、保存する時期の3ヶ月前までに税務署に届け出る制度のことです。この制度が廃止されたため、企業による電子帳簿導入は促進傾向にあるといえるでしょう。

しかし、電子帳簿保存法の対象企業であっても、手書きで作成した書類は対象外となります。これは、電子データが残っていないことが理由です。ただし、対象外の書類といっても紙の書類として保存しておく必要があるため、注意しましょう。

電子帳簿保存法の対象になる書類

電子帳簿保存法の対象になる書類には、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引情報」があります。国税関係帳簿とは企業の取引による金銭の流れが記録されたものであり、仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳などが当てはまります。国税関係書類とは、企業間の取引で使用された書類のことです。貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類と、契約書や領収書、見積書などの取引関係書類からなっています。また、電子取引情報とは、メールデータや電子契約、EDI取引などのことです。

なお、電子帳簿には、「電子帳簿」「画像」「データ」の3つの保存方法があります。電子帳簿は、国税関係帳簿や国税関係書類の保存に使われ、パソコン上で使用する会計ソフトなどを利用するのが普通です。画像は、国税関係書類の保存に使われ、紙で作成した契約書や領収書などをスキャンして作成されます。データで保存するのは、ネット上での取引情報です。具体的には、取引相手とのメールなどによるやりとりを指します。

ただし、電子取引情報以外については、電子帳簿での保存は任意とされています。つまり、国税関係帳簿と国税関係書類は、紙での保存も可能です。しかし、電子帳簿を利用すると帳簿や書類作成の効率化などのメリットがあります。なお、電子取引情報は電子帳簿の利用が義務化されているため、紙に印刷しての保存はできません。

また、電子帳簿で保存しなかった場合には、いくつかのデメリットと大きなリスクが発生する可能性があります。デメリットは、「青白申告が取り消される可能性」「推計課税が課せられる可能性」「会社法による過料を課せられる可能性」です。青色申告は、取引内容が正しく記録されていない可能性があるとみなされた場合に取り消されます。すると、最大65万円の特別控除が受けられないばかりか、その年に発生した赤字額を翌年以降の黒字額と相殺することもできません。

推計課税は、内容申告に不備や誤記があるとみなされると課されます。推計課税の税額は税務署の判断によるため、実際よりも多く課税される場合があるのです。会社法による過料は、帳簿や書類が電子帳簿保存法に違反しているとみなされた場合に、会社法第976条により発生します。過料は100万円以下です。そして、これらのデメリットの結果として、企業としての信頼を失う場合があるのが最大のリスクといえるでしょう。

しかし、この大きなリスクは、電子帳簿保存法に対応した公益法人向けの会計ソフトを利用することによって、回避することが可能です。

電子帳簿保存法に簡単に対応できるソフト

企業が電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入する最も大きなメリットは、前章でも紹介した企業としての信頼を失うリスクを回避できることでしょう。しかし、それ以外にも、「業務の効率化」「人的ミスの防止」「紙代やインク代などのコスト削減」「紙の帳簿や書類の保管場所が不要」など、多くのメリットがあります。ただし、これらのメリットを享受するには、信頼のおける電子帳簿を導入することが前提です。そこでここでは、おすすめの公益法人向け会計ソフトとして、公益情報システム株式会社が提供している「WEBバランスマン」をご紹介します。

「WEBバランスマン」とは、5つの特徴と高いセキュリティー機能をもち、電子帳簿保存法に対応した公益法人向け会計ソフトのことです。5つの特徴には、「伺書入力機能が標準装備」「平成20年基準/平成16年基準の両方の決算書出力が可能」「予算管理がしやすい」「決算書類の出力が可能」「細かな権限設定が可能」があります。伺書入力機能は、はじめに入力した伺書から支出伝票までを引き継ぐことが可能です。これにより、作業の効率化や簡易化が図れます。

決算書出力に関しては、平成20年基準と平成16年基準の両方の決算書が出力可能なため、公益法人会計基準改正による移行がしやすいのが特徴です。そのため、たとえ会計基準が異なっている事業所があっても、不都合なく利用できます。予算管理については、損益ベースと資金ベースのどちらでも、任意の予算書の出力が可能です。つまり、損益ベースで入力しても資金ベースでの出力が可能であり、その逆に、資金ベースで入力しても損益ベースでの出力ができます。非常に予算管理がしやすいといえるでしょう。

決算書類の出力については、貸借対照表、正味財産増減計算書、内訳表など、決算時に必要となる帳票が出力できます。そして、会計権限、業務権限、事業権限などを、担当者別に設定することも可能なのです。また、高いセキュリティー機能については、世界各国で利用されて多くの実績をもつジオトラストのSSL証明書を取得していることで証明されています。そのうえ、オプションとして指定管理者の報告書としての再集計も可能です。この機能により、財務諸表とは別に複数事業にわたる科目を報告書用に再集計できます。

なお、「WEBバランスマン」はクラウドでもオンプレミスでも利用できるために、必ずしも社内にサーバーなどを設置する必要はありません。このように、非常に導入しやすいというのも大きな特徴です。電子帳簿保存法に対応した優秀な会計ソフト「WEBバランスマン」に興味がある方は、ぜひ公式サイトを訪れてみてはいかがでしょうか。

信頼できるソフトを導入して電子帳簿を促進しよう

電子帳簿は、企業にとってなくてはならないものとなっています。そのため、必要な機能を持ち、高いセキュリティーを誇る電子帳簿保存法対応の会計ソフトの導入は、企業にとって必須でしょう。今回は、電子帳簿保存法の対象や対象外となる企業や書類を解説しました。そして、電子帳簿保存法に対応したおすすめ会計ソフトとして「WEBバランスマン」を紹介しています。信頼できるソフトを導入して、電子帳簿を促進していきましょう。