事業者は、電子帳簿保存法に則って、国税に関する書類を、決められた形で保管しなければなりません。書類の中には、取引で発生した請求書も含まれます。複数の請求書ごとに、適切な方法で保存することが大切です。では、電子帳簿保存法に対応する請求書にはどういったものがあるのか、それぞれの保存方法や、おすすめの会計ソフトと一緒に確認していきましょう。

電子帳簿保存法に対応する請求書とは

電子帳簿保存法に対応しなければならない書類は数多くありますが、その中で請求書に限定した場合、3種類に分かれます。その内2つは、取引において相手から受領した請求書と、自己発行した請求書で、いずれも分類は国税関係書類です。自己発行の請求書は、控えとして保存します。そして、残りのひとつは、電子取引に関する請求書です。国税関係書類は紙あるいは電子データですが、電子取引の請求書は、メールを始めとする電子データ形式のみという違いがあります。

いずれの請求書も、電子帳簿保存法に対応するのであれば、電子データの形式に統一することが大切です。しかし、ただ単純にデータ形式で保存すれば良いというわけではなく、いくつかの要件を満たす必要があります。まず、一部の請求書には、原本であることを証明するために、請求書を作成したり、取引を行ったりした日付を、タイムスタンプとして付けなければなりません。タイムスタンプは、請求書が改ざんされていないことを証明するためにも役立ちます。そして、容易に検索ができるよう、データを付け加えなければならないこともあります。請求書の検索に必要とされるデータは、取引年月日、取引金額、取引先の3点です。

また、国税関係書類の請求書と、電子取引の請求書は、全て同じ形式で保存できるわけではありません。それぞれ要件が異なるため、違う形で保存する場合が多いです。そして、法人の場合は基本的に7年、データ形式で保存した請求書を維持しなければなりません。欠損金の繰越控除を受ける場合のみ、期間が10年に延長されます。個人事業主は基本的に5年ですが、売上が1000万円を超えるなどの条件を満たした場合、7年となります。

電子帳簿保存法に基づいて請求書を保存する方法

それでは電子帳簿保存法に対応した請求書の保存方法についていくつか紹介していきます。

紙の請求書を保存する方法

取引において、相手から受領した請求書を保存する場合、その請求書が紙に手書きされたものであるか、電子データであるかによって、保存方法が大きく異なります。手書きの請求書は、スキャンして保存しなければなりません。電子帳簿保存法に対応するためには、書類を電子データ化する必要がありますが、一部電子保存が禁止されている例外があります。取引先から受領した紙の請求書がそのひとつで、請求書に書かれている内容をパソコンに打ち込んでデータ化するという形での電子化は禁止です。データ化するための方法は、スキャンのみに限られています。

スキャンの方法は特に限定されておらず、高精度のスキャナーで読み取る必要はなく、スマートフォンなどのカメラで撮影したデータを用いても問題はありません。そして、データを会計システムにアップデートした後、タイムスタンプを付けましょう。2ヶ月と7営業日以内に、タイムスタンプを付ける必要があります。もし、システムに請求書内容の訂正や削除を記録する機能が備わっていれば、タイムスタンプは不要です。

また、検索できるようにするという要件を満たす必要もあります。請求書の画像データから、取引年月日、取引金額、取引先の内容をテキストとして抽出し、検索に用いることができるシステムを使用するのが効率的です。そうでない場合は、手打ちするなどして、検索に必要な情報をデータに付け足さなければなりません。

そして、電子帳簿保存法に対応するからといって、必ずしも電子データ化しなければならないというわけではないです。紙に手書きした請求書は、スキャン以外の電子化が禁止されているという性質上、紙のままで保存しておくという選択肢が残されています。よって、スペースなどの問題がなければ、従来どおりファイリングしたまま保管しておくということも不可能ではありません。しっかりスキャンしたのであれば、原本となる請求書はそのまま処分しても良いです。スキャンデータと紙を両方保管しておく必要はありません。

請求書を自己発行し、その控えを残す際も、基本的な方法は受領した場合と同じです。スキャンあるいは紙のままでの保存の2択から、選択することができます。タイムスタンプが必要である点など、求められる要件も変わりません。

電子発行した請求書の控えを保存する方法

電子データの形で保存されている請求書は、そのまま会計システムに取り入れて問題ありません。表ソフトで作成した請求書の控えや、取引で受領した請求書のPDFなどが対象となります。電子取引ではない取引で、後から電子形式で発行される請求書も同様です。電子データを紙に出力して保存するという方法は、2024年の1月以降廃止となっているので、注意しましょう。原則として、電子化された請求書は、紙にできないと考えておいた方が無難です。

電子発行された請求書も、原本であることを証明しなければならないため、基本的にはタイムスタンプを付けなければなりません。ただ、会計システムそのものに、訂正や削除の履歴が記録されるのであれば、タイムスタンプは付けなくても問題ありません。また、電子形式の請求書を発行する側がタイムスタンプを付けていれば、受領する側が改めて付ける必要はないです。さらに、発行する側がタイムスタンプを付けていない場合であっても、受領者側が利用している会計システムで、データの訂正や削除が自由にできないようになっているのであれば、タイムスタンプは不要です。

公益法人が簡単に電子帳簿保存法に対応できる会計ソフト

公益法人が電子帳簿保存法に対応する場合、公益情報システム株式会社が提供する会計システム、WEBバランスマンを利用すると良いでしょう。クラウド版とオンプレミス版の2通りから選択可能で、多種多様な公益法人の会計方式に対応することができます。設備の導入が必要ないクラウド版を選択すれば、比較的早い段階で運用を始めることも不可能ではないでしょう。クラウド版は、世界規模で高い信頼を得ているSSL証明書を使用するため、高セキュリティ環境での運用が可能です。

WEBバランスマンは、簡単に操作ができるのが特徴となっています。会計に必要な項目はあらかじめ作成されていて、必要な情報を入力していくという作業だけで問題ありません。簿記を始めとした、会計作業に必須とされる知識やスキルがない人であっても、操作できる可能性が高いです。そして、同じ情報を複数項目に入力しなければならない場合、一度の入力でシステムが自動入力してくれます。複数回入力する手間が省ける上に、入力ミスを防ぐことが可能です。

また、電子帳簿保存法に対応するには、様々な書類を用意しなければなりません。WEBバランスマンであれば、その書類の作成機能も備わっているため、書類を用意することも難しくはないです。決算ごとに、大変な思いをして書類を作成する作業をせずに済むでしょう。

さらに、WEBバランスマンには、権限を設定する機能も備わっています。規模が大きな公益法人であれば、複数人が会計を担当することもあるでしょう。その担当者ごとに、閲覧や入力ができる範囲を決められます。あらかじめ、権限以上の会計作業はできないようにすることができるため、担当者が原因による会計トラブルは未然に防げます。

法律違反にならないよう最適な方法で保存しよう

電子帳簿保存法に対応するためには、請求書ごとに適切な形で保存しなければなりません。もし、保存方法を間違えて、違反になってしまえば、青色申告が取り消されたり、追徴課税が課せられる恐れがあります。さらに、会社法にも抵触しかねません。したがって、事業者は、請求書ごとの保存方法をしっかり把握しておいて、問題なく電子帳簿保存法に対応できるようにしましょう。