電子帳簿保存法の義務化により、多くの企業が対応を求められています。そもそも電子帳簿保存法とは、帳簿や書類の電子保存に関するルールを定めたものです。場合によっては、電子帳簿保存法に該当しない法人・個人事業主もあるため、具体的にどのような法人が対象となり、どのように対応すべきか悩む方も多いでしょう。そこで本記事では、電子帳簿保存法の対象外となる法人や対象となる法人、おすすめのシステムについて解説します。

電子帳簿保存法が対象外となる法人はある？

電子帳簿保存法が対象外となるのは、電子取引が1件もない法人です。とはいえ、電子取引が1件もない法人はほとんど存在しません。そのため、実際にはほとんどの法人が電子帳簿保存法の義務化の対象となります。

また、帳簿や請求書関係の書類を紙媒体で保存している法人は対象外です。ただし、1件でも電子取引があったり、スキャン保存をする場合には電子帳簿保存法に該当します。対象・対象外を見極め、電子帳簿保存法に対応していきましょう。

電子帳簿保存法の対象となる法人とは？

電子帳簿保存法は、以下を始めとした事業者が対象になります。

• 法人税を納める普通法人
• 公益法人
• 所得税の納税義務がある個人事業主

電子帳簿保存法は企業の規模や業種に関わらず、多くの法人や個人事業主がこの法律の適用を受けます。1つずつ順番に確認していきましょう。

法人税を納める普通法人

法人税を納める普通法人とは、株式会社や有限会社など一般的な営利法人のことを指します。大企業から中小企業まで、法人格を持つ会社はほぼすべてが電子帳簿保存法の対象です。そのため、電子帳簿保存法は会社経営者にとって避けられない内容になります。

公益法人

公益性の高い事業を主とする、公益社団法人や公益財団法人なども電子帳簿保存法の対象です。もちろん、営利活動を実施してれば電子帳簿保存法の適用を受けます。ただし、利益が発生していない事業を実施している公益法人は、電子帳簿保存法の対象外です。

所得税の納税義務がある個人事業主

個人事業主とは、フリーランスや自営業者などのことです。主に、個人で事業を営む方々で、その中でも電子帳簿保存法は所得税の納税義務者が対象です。所得税の納税義務がある個人事業主であれば、事業規模の大小は問われません。簡単にいうと、確定申告が必要な個人事業主は、電子帳簿保存法に従う必要があります。

電子帳簿保存法の対象法人で違反した際の罰則とは

電子帳簿保存法に違反した場合、以下の罰則に科せられる場合があります。

• 青色申告の承認取り消し
• 会社法による過料
• 推進課税・追徴課税

電子帳簿保存法の違反とは、提出書類の漏れや情報の改ざんなどが挙げられます。これらの罰則は、金額の請求だけでなく、法人としての信頼が落ちる原因にもなります。違反にならないためにも、手動での管理ではなく、自社に合った会計システムの導入が必要です。2024年1月より、電子帳簿保存法は義務化されています。そのため、慎重に情報を保管することが求められます。

電子帳簿保存法の対象書類・対象外の法人が必要な書類とは

電子帳簿保存法では、保存が必要になる対象書類と対象外の書類が明確に定められています。電子帳簿保存法に順応し、適切な対応を実施するためにも、対象・対象外の書類について正しく理解することが重要です。そこでここからは、電子帳簿保存法の対象書類と対象外の書類について解説します。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象となる書類には、以下の2種類が挙げられます。

• 国税関係帳簿
• 国税関係書類

具体的には、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿類、決算関係書類、取引に関する契約書や請求書などが対象書類に含まれます。また、電子データで作成された帳簿や請求書、領収書なども対象です。

電子帳簿保存法の対象外の書類

電子帳簿保存法の対象外の書類は、以下の通りです。

• 手書きの帳簿
• 棚卸表
• 紙で受け取った書類（スキャナ保存の要件を満たさないもの）

一般的に、紙の書類は対象外になります。しかし、紙の書類でもスキャナ保存の要件を満たせば電子保存が可能です。対象外の書類は従来通り紙での保存が必要となるため、適切な管理が求められます。

電子帳簿保存法の対象法人が対応するための7ステップ

電子帳簿保存法への対応が必要な法人は、以下の順序での対応が必要です。

①現状把握と対象範囲の特定
②保存区分の理解
③保存場所の決定
④社内規定の整備
⑤従業員教育の実施
⑥テスト運用の実施
⑦本格運用の開始

1つずつ順番に紹介していきます。

ステップ1.現状把握と対象範囲の特定

電子帳簿保存法に対応するとしても、まずは自社の現状把握と対象範囲を特定する必要があります。現状把握とは、どのようなツールで電子帳簿保存法に関する書類がやり取りされているのか、どのように保存しているのかのことです。また、自社がどの保存法で対象書類はどれなのかについても特定しておく必要があります。

ステップ2.保存区分の理解

電子帳簿保存法では、保存すべきデータを以下の3つに分類します。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引

「電子帳簿等保存」は会計ソフトで作成した帳簿類が該当し、「スキャナ保存」は紙書類をスキャンしたデータです。「電子取引データ」とは、メールやWebでやり取りした書類のことです。保存区分で要件や保存方法が異なるため、自社の取引形態に応じた適切な対応が必要です。

ステップ3.保存場所の決定

保存区分を理解し、データの保存場所を選びます。社内のサーバーやクラウドストレージなど、保存場所はさまざまです。電子帳簿保存に関するデータは長期保存が必要になるため、十分なデータ容量を確保できる場所を選びましょう。サーバーやクラウドストレージに保存する際には、外部から侵入されない安全なセキュリティシステムも必要です。
保存場所に決まりがない場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討します。電子帳簿保存法に対応したソフトウェアやシステムを選ぶと良いでしょう。

ステップ4.社内規定の整備

保存場所が確定後、電子保存に関する社内規定を作成します。社内規定では、データの保存方法や管理責任者、セキュリティ対策などを明確に定めましょう。社内規定は税務調査の際にも確認されることがあります。データで作成し、社内で共有できる状態にしておくのがおすすめです。

ステップ5.従業員教育の実施

社内規定が整備された後は、従業員に対する教育を行いましょう。特に経理部門や営業部門など、電子帳簿保存法に関わる部署への周知は必須です。また、責任者のみに教育するのではなく、社内全体に周知させておくのが大切です。1人でも保存方法の周知が行き届いていないと、社内規定・システムを最大限に使用できないため、正しい運用方法を徹底させましょう。

ステップ6.テスト運用の実施

システム・社内規定を導入する前に、小規模なテスト運用を実施します。テスト運用を実施することで、問題点や改善点が明らかになります。テスト運用で発覚した問題点や改善点を洗い出し、必要に応じて修正を加えます。テスト運用の段階で十分な検証を実施することで、スムーズな本格導入が可能になります。

ステップ7.本格運用の開始

テスト運用の結果を踏まえ、本格的な運用を開始します。初期段階では想定外の問題が発生する可能性もあります。これらの問題は放置しておくのではなく、都度対策を図っていく必要があります。今後も、電子帳簿保存法の法改正は起こりうる可能性があります。常に最新状態の運用方法で、電子帳簿保存法に対応していきましょう。

電子帳簿保存法の対象法人におすすめのソフト3選

ここからは、電子帳簿保存法に対応可能なシステムの中から、特におすすめなシステムを紹介します。それぞれの特徴を押さえて、自社に最適なものを選びましょう。

WEBバランスマン

「WEBバランスマン」は、公益情報システム株式会社が提供する公益法人向けの会計システムのことです。クラウドベースで利用可能で、いつでもどこからでもアクセス可能です。伺書からの入力が標準装備されているため、支出伝票への引き継ぎもスムーズです。16/20年会計基準両方の決算書出力に対応しているのも特徴的です。按分が必要な伝票も一度の入力で処理できるため、作業効率が大幅に向上します。

invox電子帳簿保存

invox電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応している会計システムです。クラウドベースで国税関係書類を効率的に電子保存できます。電子取引とスキャナ保存に対応し、AI OCRとオペレータ確認で99.9%以上の高精度なデータ化を実現します。初期費用0円でユーザー数無制限の月額制プランを提供しています。また、JIIMAの法的要件認証とISO27001を取得し、安全性も高いのが特徴です。

バクラク電子帳簿保存

バクラク電子帳簿保存とは、高精度AIを活用した電子帳簿保存システムのことです。書類をアップロードするだけで、AIが自動で情報を読み取りデータ化します。最大100枚まで、同時に自動入力・保管ができるため、複数の取引が進む法人や個人事業主にはおすすめです。また、複合機との連携でPDF分割も可能で、スキャン作業の手間を大幅に削減できます。有償ですが、導入から運用開始まで専任担当者によるサポートを受けられるため、初めて導入する方でも安心して利用できます。

電子帳簿保存法の対象外法人についてまとめ

電子帳簿保存法は義務化されたため、多くの企業にとって避けて通れない課題となります。まずは自社が電子帳簿保存法の対象となるのか、対象外となるのかを確認し、対策をしていく必要があります。電子帳簿保存法の対策には、会計システムの導入がおすすめです。クラウド上でデータを保存できるため、長く管理・保存し続けられます。しかし、会計システムによって、保存方法や使用方法が大きく異なります。
対象外法人か対象内法人かをよく確認して、自社にとって適切なシステムを選び電子帳簿保存法を計画的に進めていきましょう。