電子帳簿保存法は、領収書をデータ化し電子保存することを認めています。データで作成した領収書や、紙の領収書をデータ化したものを「電子領収書」と呼びますが、電子領収書にするには電子帳簿保存法の複雑なルールに沿う必要があります。

この記事では、領収書を電子領収書として保存する方法やそのメリットについてみていきます。領収書を電子化する際におすすめの会計ソフトも併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法

領収書は国税に関する帳簿書類にあたるため、以前は紙でそのまま保存する必要がありましたが、1998年の電子帳簿保存法施行により、データで保存することが可能になりました。記載金額の上限、電子署名の必要など厳しい要件は法改正で緩和され、現在は幅広い適用や簡潔な保存方法が認められています。電子帳簿保存法において、領収書はそのタイプに応じて3つの保存方法があります。それぞれの保存方法と注意する点についてみていきましょう。

データで作成した領収書は「電子帳簿等保存」

PCなど電子上で作成した領収書のうち、要件を満たすものを電子データのままハードディスクやクラウドに保存する方法です。国税関係帳簿に加え、国税関係書類である決算関係書類、自社で発行した取引関係書類が対象になります。「優良な電子帳簿」の保存要件を満たした場合、過少申告加算税の軽減措置や青色申告特別控除額の増額を受けることができます。

データで受信した領収書は「電子取引」

メールやWeb、EDI、クラウドサービスなど電子取引を通して領収書をデータで授受した場合に、要件を満たすものをデータの形のままハードディスクやクラウドに保存する方法です。2022年の電子帳簿保存法改正で、電子取引による書類は電子保存することが義務付けられました。ネットショップの取引データや、クレジットカードやキャッシュレス決済に関する利用明細、ネットバンキングの取引情報も電子取引の対象になります。

紙で受領・発行した領収書は「スキャナ保存」

従来通り紙で授受した領収書のうち、要件を満たすものをスキャニングしデータ化する方法です。スキャニングには、スキャナに限らず、スマートフォンやデジタルカメラなども使用できます。

保存までの期間は、速やかに7日以内に保存する「早期入力方式」、業務の処理に係る通常の期間である2か月と7日以内に行う「業務処理サイクル方式」、期間の制限がない「 適時入力方式」から選択します。その期間内に領収書をスキャニングし、それが原本であることを証明するタイムスタンプを付し、電磁的記録の訂正または削除の履歴が確保された状態にしたうえで原本を廃棄します。入力期間内に電磁的記録を保存したことが確認できる場合はタイムスタンプを省略できます。見積書や請求書、領収書などの取引関係書類が対象となり、国税関係帳簿や決算関係書類は対象外となります。

電子領収書のメリット

電子領収書の導入はハードルが高いというイメージが先行しがちですが、企業側にも導入によるメリットは多くあります。これまでの紙媒体の領収書から電子領収書に変えるメリットについて詳しくみていきます。

保管スペースが必要なくなる

紙の領収書は、事業年度の確定申告書提出期限の翌日から換算した保管期間が定められています。法人の場合は7年、赤字を次年度へ持ち越す際は10年、個人事業主の場合は白色申告で5年、青色申告で7年の保管義務があります。これまでは領収書を始めとする膨大な量の書類をファイリングして長期間保管する物理的スペースが必要でしたが、データ化するとクラウドやハードディスクに保存することになるためスペースは不要になります。

コストが削減できる

電子領収書にすることで、紙の領収書を扱う際に必要だった印刷にかかるインクや紙代、保管に必要なキャビネットやファイル代などが大幅に削減できます。また、紙の領収書を発行する際は、記載金額が5万円以上になると収入印紙を貼ることが印紙税法で定められています。データ化することで、金額にかかわらず印紙は一切不要になり節税にもなります。

データ検索が可能になる

領収書をデータで管理・検索することができることは、データ化の大きなメリットのひとつです。紙の領収書の場合、1枚を探すのにも大きな労力が必要でした。データ化することで、発行日や発行者、品名などで検索し一瞬で取り出すことが可能になります。社員が出向くことなく自分のPCから検索することも可能なので、手間や負担も大きく減らすことができます。

紛失や流出が防げる

紙の領収書を保管する場合、実物を扱うため紛失や流出事故は起こりやすいといえますが、データ形式では事故を防ぎやすくなっています。電子領収書を保存するハードディスクや、クラウドのフォルダにパスワードをかけることで閲覧を制限、禁止することができます。ファイルにアクセスしようとした時間やアカウントの記録、コピーの制限などそれぞれに応じたセキュリティ対策も可能です。データとして保存した領収書はアクセスが簡単でありながら、削除しない限り紛失することはありません。

半永久的に保管できる

紙媒体では不測のトラブルで紙が破れる、汚れで文字が読めなくなるといったことが起こりえます。また、長期間保管するため、経年劣化によって判別が難しくなることも多くなります。その点、データでの保存は、劣化やトラブルの心配なく半永久的にそのまま保管することができます。

電子帳簿保存法に沿って領収書を手軽に保存できるソフト

領収書の電子化など会計のデジタル化は非常に手間と時間がかかる作業ですが、会計ソフトを使うと最小人員でとても効率的に行えます。公益法人と一般企業それぞれにおすすめの会計ソフトをご紹介します。

公益法人におすすめの会計ソフト

公益法人の会計には公益情報システム株式会社の「WEBバランスマン会計システム」がおすすめです。公益法人は一般法人とは異なり、税制での優遇がある分厳格な会計処理が求められます。その会計は「公益法人会計基準」に沿う必要があるため、一般の会計ソフトは適しません。

「WEBバランスマン会計システム」は公益法人の会計業務に必要な機能をすべて備えた会計ソフトです。簿記の知識がなくても入力できるわかりやすくシンプルな設計で、伺書からの入力が標準装備されているため作業の大幅な簡易化が可能です。電子帳簿保存法にも対応しているため、スピーディーに作業が進められます。クラウド保存型なので外付けハードディスクなどは必要なく、担当者別に、会計権限・業務権限・事業権限と細かい権限設定が可能で、堅牢なセキュリティになっているのも特徴です。

バランスマン会計システム

一般企業におすすめの会計ソフト

一般企業の会計には弥生株式会社の「弥生会計」がおすすめです。「弥生会計」は会計業務に必要な機能をしっかりカバーした電子帳簿保存法に対応した会計ソフトです。PCにインストールして使うデスクトップアプリと、インターネット上で使うクラウドアプリがあり、会社の規模の大きさやサポート体制の形、個人事業主や法人といったタイプ別に様々な種類のソフトがあり、その企業に合った過不足のないソフトを選ぶことができます。

このソフトの大きな特徴としてAI自動仕分けシステムがあります。銀行明細、クレジットカード、ICカードなどの取引データやスキャンで取り込んだ領収書などをAIが判断し自動でカテゴリ別に保存するので、人為的ミスもなく大きな効率化が可能です。また、製品起動時に保管したデータを自動的にダウンロードしバックアップするので、パソコンの故障や災害時のデータ復旧に強いのもポイントです。

電子帳簿保存法における領収書の扱い方は？電子領収書のメリットとおすすめの会計ソフトまとめ

電子帳簿保存法は複雑でわかりにくい法律ですが、ポイントを押さえれば難しくはありません。従来の紙の領収書を電子領収書にすることで、企業側にも大きなメリットが出てきます。電子領収書導入はハードルが高いと思われがちですが、自社に適する会計ソフトを使えば、未経験の人でも簡単に作業が行えます。

電子帳簿保存法は2022年の改正で電子化の要件が大幅に緩和されました。ぜひこの機会に領収書の電子化をご検討ください。