電子帳簿保存法は、日本における会計データの保存に関わる重要な法律です。電子帳簿保存法には、罰則があるのか疑問に感じている方も多いのではないでしょうか？この法律に違反した場合、罰金や刑事罰が科せられる可能性があります。今回は、電子帳簿保存法の概要や罰則の内容・具体例、電子帳簿保存法に対応できるおすすめのサービスなどについてご紹介します。

電子帳簿保存法の基本概要

電子帳簿保存法は、日本において税務関係の帳簿や書類を電子的な形式で保存することを認める法律です。この法律の内容は、企業や個人が税務申告をおこなう際に必要な帳簿や書類を紙ではなく電子的に保管できるようにする、といったものです。従来、帳簿や書類は紙媒体で保存することが一般的であり、税務申告に際しても紙の書類が提出されていました。しかし、電子帳簿保存法の導入により、これらの書類を電子データで保存できるようになったのです。紙の書類を保管し、整理する手間やコストが削減され、効率的な税務申告が可能となりました。この法律に基づいて、以下の3種類の保存方法の区分があります。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、コンピューターなどの電子デバイスを使用して作成された帳簿や書類を、そのまま電子データとして保管する方法です。電子データで保管することで記録が残り、それらの情報が改ざんや不正行為から守られていることを証明することができます。電子帳簿保存法には情報の真実性を保つ要件があります。情報の不正改ざんがおこなわれていないことを確認するために、タイムスタンプやシステムの導入、場合によっては社内規則の見直しが必要です。これにより、税務調査などの際に、電子的に保存した帳簿や書類が有効な証拠として認められるのです。

また、働き方改革を推進する一環として、ペーパーレス化に大いに役立ちます。通常、紙の帳簿はオフィス内でしか閲覧できませんが、帳簿書類を電子化しクラウド上に保管することで、場所や時間に制約されずにアクセスできるようになります。例えば、スマートフォンやタブレットを使って帳簿書類の電子データにアクセスすれば、取引先や出張先など、どこからでも簡単に帳簿書類を閲覧可能です。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で作成された帳簿や書類をスキャナを使用してデジタルデータとして保管する方法です。デジタルデータとして保存した書類は、データベース化され、効率的な検索が可能になります。特定のキーワードや条件を用いて検索することで、必要な情報を簡単に見つけることができ、業務の効率化に貢献します。デジタルデータで保存された書類は、紙で保存されたものよりもセキュリティが向上しているのが特徴です。例えば、パスワード保護や暗号化を使用することで、機密情報を厳重に保護できます。

スキャナ保存の導入に際しても、法的な要件を順守する必要があります。電子帳簿保存法が改正されたあと、いくつかの変更点が導入されました。まず、税務署長の事前承認制度の廃止です。これにより、スキャナで保存された原本文書に対して税務署長の承認が不要となり、企業はより迅速で柔軟な方法でスキャン保存を実施できるようになりました。

また、改正に伴い、タイムスタンプの要件も緩和されています。これまでは、スキャン保存された原本文書にはタイムスタンプ（日付と時刻の情報）が必要でしたが、新たな法改正により、この要件が不要となりました。同様に、検索要件も緩和されています。従来、スキャン保存された原本文書を検索するには特定の情報が含まれている必要がありました。改正後に必要な項目は「取引先」、「取引年月日などの日付」、「取引金額」の3つです。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子データとして受け渡される取引情報をそのままデジタル形式で保存することです。この方法には取引の効率化や迅速化に関連する多くのメリットがあります。電子データ形式で取引情報を受け取ることにより、従来の印刷や郵送などの手続きを省略できます。さらに、情報に誤りがあれば速やかに修正できるため、紙媒体よりも効率的かつスピーディーに取引を進めることが可能です。

従来、電子データで授受した取引情報は、印刷して紙媒体で保存することも認められていました。しかし改正により、この措置が撤廃され、電子データとして受け取った取引情報はそのまま電子形式で保管されることが原則とされています。改正後も、2023年12月までは緩和期間（宥恕措置）があり、2024年1月からは厳格な規定が適用され、特定の条件を満たす場合に電子取引情報を書面で保存することが許可されます。

電子帳簿保存法の罰則や適用例

2022年1月に改正され、電子保存の要件が緩和されましたが、罰則も強化されました。罰則には、「青色申告の承認が取り消される」、「推計課税や追徴課税を課せられる」、「会社法による過料を科せられる」などがあります。青色申告の承認が取り消されてしまうと、特別控除、専従者控除、欠損金の繰越控除、少額減価償却資産の特例、貸倒引当金の設定などのメリットが受けられなくなるのです。

推計課税や追徴課税の対象となると、通常の課税額に加えて、過少申告加算税や無申告加算税、重加算税などの罰金が課せられることがあります。会社法に基づく過料は、会社法の違反時に科される制裁です。また、刑法や他の関連法規にも抵触する可能性があります。

電子帳簿保存法の罰則が適用される例

必要な情報を電子形式で保存しなかった場合、青色申告の承認が取り消されてしまう可能性があります。電子取引に関連する情報（例えば、メール添付ファイルやオンラインショッピングで受け取った見積書や領収書などの電子的な記録など）は、そのまま電子データとして保存することが必要です。電子データを印刷するだけでは保存の要件を満たさないことになるため、保存方法には気を付けなくてはいけません。

電子データの故意な改ざんや隠蔽行為は、通常の追徴課税額（通常は35％から40％）に追加して10％の重加算税が課せられる可能性があります。電子帳簿保存法の規定に違反した場合、会社法にも違反する可能性があることに留意が必要です。会社法の第976条には、帳簿や書類の記録と保存に関する規定が存在し、国税に関する書類や帳簿を適切に保存しない場合、100万円以下の過料が科されることがあるため、十分な注意が必要です。

電子帳簿保存法対応の推奨サービス

帳簿や書類の作成において、電子帳簿保存法に適合したサービスを利用することは、効率的かつ法令順守のために重要です。電子帳簿保存法に対応したサービスは多種多様で、公益法人に最適なソフトウェアも存在します。このソフトウェアは、公益法人のニーズに合わせて設計されており、帳簿や書類の電子化、保存、検索を容易におこなうことができます。公益法人には、下記のソフトがおすすめです。

「WEBバランスマン」

公益情報株式会社が提供する「WEBバランスマン」は、公益法人を対象にしたクラウド型の会計ソフトウェアです。このシステムは電子帳簿保存法に対応し、公益法人の会計および事業の管理を効率化します。さらに、伺書からの入力が標準装備されており、簿記の知識がない人でも比較的簡単に操作できる設計になっています。伺書に記載された内容をWEBバランスマンに入力することで、支出伝票や仕訳を自動的に作成することが可能です。

また、予算書の作成や予算執行状況の記録を容易におこなえます。損益ベースでの予算入力から資金ベースの予算書を生成することもでき、その逆の適用も可能です。担当者コードにより、各事業や部門ごとに予算を効果的に管理できます。さらに、最新の予算残高を瞬時に表示できます。消費税の自動分離と分類管理が容易におこなえるのも特徴的です。会計処理が効率的に実行でき、正確な情報を提供できるでしょう。

電子帳簿保存法の罰則についてまとめ

電子帳簿保存法は、国税に関係する帳簿や書類を電子データとして保存できるようにする法律ですが、違反してしまった場合には厳しい罰則があります。そのため、法律の対象となる書類や保存方法、違反要件を正しく理解し、適切な対策を取らなくてはいけません。電子帳簿保存法の違反リスクを減らすためにも、電