電子帳簿保存法は、電子保存に関する法律です。しかし、帳簿や取引書類の保存には、紙で保存する方法と、電子保存する方法があります。そこで法人にとっての大きな課題となるのが電子保存と紙保存の併用についてです。この記事では、電子保存と紙保存を併用できるケースやメリット・デメリットなどを紹介します。

電子帳簿保存法で紙保存と電子保存が併用できるケース

電子帳簿保存法では、帳簿や取引の書類を保存する際の具体的な方法や要件を定めています。

書類の保存方法は電子保存と紙保存で異なり、両方の保存が可能な場合があります。以下は、紙保存と電子保存は併用できる3つのケースです。

紙で受け取った書類

取引データを紙の書類で受け取り、それをスキャナで取り込んで電子保存する「スキャナ保存」を利用した場合、紙保存と電子保存が可能です。

スキャナ保存の要件を満たした場合、電子保存した後に紙保存の書類を破棄してもよいルールとなっています。これは法改正により紙を必ずしも原本書類とする必要がなくなったためで、紙保存をしつつ、電子保存を原本扱いにして併用することが可能です。

例えば、郵送で届く請求書や領収書、納品書などがこれに該当します。取引相手によっては、紙の書類送付や契約書など、電子保存と紙保存のどちらにも対応することが可能です。

自分で作成した帳簿書類

自から作成した紙の「国税関係書類」となる帳簿や決算書類などは、紙保存と電子保存を併用できます。国税関係書類とは、企業や個人が税務署に提出の義務がある書類のことです。具体的な併用方法としては、仕訳帳や総勘定元帳を紙で印刷して保存している場合、原本の書類から電子データでバックアップを取りつつ、紙の書類でも対応することができます。

例えば、会計ソフトを使わず手書きの帳簿で管理している場合は、電子帳簿で残さなくても紙をそのまま原本書類として扱えます。その記録を元に電子データで入力してe-tax対応もできるわけです。

紙で作成した控え書類

自分で紙保存の書類作成し、取引先へ紙で送付した場合です。請求書や領収書などの控えは先の「国税関係書類」に該当し、紙保存と電子保存を自社で選択できるルールとなっています。

紙で作成した時点で、控えをそのまま紙で保存し、電子保存することもできます。ただし、最初から電子取引データで保存した場合は、紙保存できません。例えば、自社で請求書を紙に印刷し、押印して郵送した場合です。このとき、自社控えとして保管する写しも紙のまま保存できます。

同様に、納品書や見積書を紙で作成してやり取りしている取引先がいる場合、電子保存へ切り替えも自社で選択して決められます。業務フローの一部が紙運用である企業では、この方法を用いることで取引書類の柔軟な対応が可能です。

電子帳簿保存法で紙保存ができない場合

電子帳簿保存法では、保存した紙を法律上有効な原本として保存することができないケースがあります。具体的には、電子メールやクラウドといった最初から「電子取引データ」で書類を受け取った場合です。

電子取引データは、例外なく紙保存が許されていません。法改正後から猶予期間の終わりとなる2024年1月1日からの完全義務化で、電子保存のみとしています。そのため、電子取引データをプリントアウトして書類を保存しても、要件を満たした有効な保存書類とはなりません。紙に印刷して保管し、電子データを削除すると電子帳簿保存法では違反となります。

電子帳簿保存法で紙保存と併用するメリット・デメリット

電子帳簿保存法で紙保存と併用することには、以下のメリットやデメリットがあります。

紙保存と併用するメリット

紙保存と併用するメリットは、以下の3つです。

• 紙保存で一部は従来通りの運用ができる
• 紙のやり取りを希望する相手に合わせやすい
• 書類が失われても情報を補完できる

まずは、電子取引データ以外の紙保存が可能な帳簿や取引書類を以前の自社運用ルールを残して続けられます。例えば、長年使っている伝票整理やファイル保管の方法をそのまま新体制に残せることです。そのため、社内の業務フローを1から作る必要がありません。一部でも従来の運用を維持できることで、部署間や社員の混乱を避けられるのです。

2つ目のメリットは、紙保存の併用で取引相手が紙書類の利用を希望した場合にも対応しやすいことです。紙保存の扱いも社内で規定することになるため、取引相手の幅が広がります。そして、災害などで物理的に原本を失っても電子データで保管できることです。電子データと紙で情報を残しておけるため、災害や事故などでどちらかのデータが消えても、もう片方のデータで補うことができます。

紙保存と併用するデメリット

メリットがある一方で、次のようなデメリットもあります。

• 紙と電子で2重に保存する手間が増える
• 複数のルールを敷く必要があり、運用が複雑化する
• 情報の食い違いがあった際に確認作業が難しくなる
• 電子保存の要件を守る必要がある

電子帳簿保存法で紙保存と併用するデメリットとして大きいのは、2重の保存の手間がかかり、その電子保存のルールが加わって要件を守ることが運用する際に負担となることです。

また、電子・紙のどちらも原本となる書類の場合に、複雑な運用ルールを敷く必要があります。紙保存のみで良い場合でも併用すれば電子データ保存の要件も守る必要があり、その対応が社内でも必要です。

公益法人の電子帳簿保存法の対応にはWEBバランスマン会計がおすすめ

法人が電子帳簿保存法に対応するためには、会計ソフトを使用するのがおすすめです。特に、法令改正に伴うガイドラインやルールの変更を個人の知識だけで対応するには限界があり、誰でも改正内容を遵守できる会計ソフトの導入が求められます。代表的な会計ソフトは下記の通りです。

• WEBバランスマン会計
• freee会計
• 弥生会計 Next
• マネーフォワードクラウド会計

電子帳簿保存法にいずれの会計ソフトも対応しており、法人向けの機能が充実しています。

その中でも公益法人で特におすすめは「WEBバランスマン会計」です。令和6年の新たな会計基準にも対応しており、謝金管理やグループ管理による効率的な帳簿作成や電子保存機能を使用することができます。オプションを活用すれば、クラウド経由で伝票の登録連携も可能です。

電子帳簿保存法は紙保存と併用できるのかについてまとめ

電子帳簿保存法は、紙保存と電子保存を併用できる場合があります。紙保存と併用することには運用の柔軟性を得られるというメリットもあれば、運用の手間や複雑化といったデメリットもあり慎重に決める必要があります。

また、法改正後の完全義務化で電子取引データ書類は電子保存のみ可能で、併用できないケースもあるため注意が必要です。